Persiapkan 7 Hal Ini Saat Packing Pindah Kantor

Pindah kantor merupakan hal yang exciting bagi setiap orang. Ruangan baru, suasana baru, lingkungan baru, tempat baru dan bahkan kehidupan sosial yang baru pastinya membuat semua orang bersemangat. Namun, saat mempersiapkan diri untuk packing memindahkan berbagai barang ke kantor baru, penting sebaiknya untuk memperhatikan hal-hal berikut ini untuk memudahkan Anda dalam merapikan barang kembali di kantor baru.

Pastinya, pindah kantor tidak semudah pindah rumah, karena berbagai perlengkapan dan barang-barang di kantor semuanya merupakan hal penting yang harus disimpan dengan baik. Salah satu kesalahan dalam mem-packing barang-barang kantor adalah peletakan yang tidak rapih dan membuat kehilangan beberapa barang dan berkas. Agar terhindar dari masalah tersebut, yuk persiapkan hal berikut saat packing untuk pindah kantor!

Siapkan semua kebutuhan packing

Packing barang tidak semudah yang dibayangkan. Usahakan hindari mem-packing barang sebelum perlengkapannya siap. Lakban, lable, kardus, plakban, spidol dan bubble wrap merupakan beberapa bahan-bahan dan perlengkapan sederhana yang wajib ada sebelum Andamulai membongkar barang dan mulai mem-packing. Saat Anda sudah mulai merapikan barang namun perlengkapan kebutuhan tersebut belum tersedia, hal tersebut sama saja membuang-buang waktu dan juga membuat pekerjaan dua kali dan membuat ruangan berantakan sebelum masuk ke dalam box. Jadi, pastikan Anda sudah memiliki berbagai kebutuhan tersebut sebelum mulai packing, ya!

Catat semuanya dalam spreadsheet

Meskipun semua barang sudah dipersiapkan untuk di-packing dengan rapih, namun pada dasarnya Anda dan tim tidak akan sanggup mengingat semua benda dan barang yang Anda miliki, kan? Oleh karena itu, ada baiknya untuk mencatat semua barang yang Anda miliki dan mencatat letak dan dus di mana Anda meletakannya dalam spreadsheet. Hal ini akan sangat membantu Anda untuk menghitung dan mengecek kembali semua barang yang dimiliki. Ada baiknya, pencatatan barang-barang ini dilakukan sebelum packing dimulai dan dicatat berdasarkan kebutuhan, tempat, atau bahkan fungsinya masing-masing aga rlebih mudah dicek kembali. Mulailah pendataan dari mulai kebutuhan printing, dokumen, perlengkapan alat tulis kantor sampai dengan meja dan kursi yang dimiliki untuk bisa mengetahui kesalahan dan kekurangan barang. Jangan lupa catat dengan rapih dan pastikan seluruh barang-barang sudah masuk ke dalam catatan tersebut.

Labeli semua box

Untuk setiap perpindahan tempat, baik pindah rumah atau pindah kantor, hal termudah dan efektif yang bisa dilakukan adalah dengan memasukkan semuanya ke dalam box yang diberi label. Pastikan Anda telah menata semua kebutuhan dan memasukkannya ke dalam box yang sudah diatur dengan baik, misalnya dengan memasukkannya berdasarkan fungsi, tempat atau bahkan kepemilikan. Setelah itu, jangan lupa berikan label yang merepresentasikan isi yang ada di dalam box tersebut. Ada baiknya juga untuk mencetak semua daftar barang yang terdapat di setiap box untuk memudahkan pengecekan kembali saat unpacking.

Karena barang-barang yang dibawa bisa jadi banyak, pastikan label tersebut sudah dituliskan dengan jelas dan mudah dibaca. Ada baiknya untuk menamai label tersebut di berbagai sisi box tersebut untuk memudahkan dalam membacanya saat packing dan unpacking barang.

Buatlah penanggung jawab setiap barang

Terlebih lagi untuk kantor besar dengan tim yang juga sudah besar, barang-barang di kantor pasti sudah tidak bisa terhitung jumlahnya. Untuk memastikan semuanya terbawa dan diatur dengan sempurna, ada baiknya Anda mengatur penanggung jawab untuk setiap barang-barang kantor tersebut berdasarkan fungsinya. Misalnya, si A sebagai penanggung jawab untuk barang-barang perlengkapan elektronik kantor, di B bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen dan berkas-berkas penting kantor, atau bahkan si C yang bertanggung jawab untuk menghitung dan memastikan setiap kebutuhan alat tulis dan perlengkapan seperti meja dan kursi sudah dibawa dan tertata dengan rapih. Dengan pembagian tanggung jawab seperti itu, packing dan berpindah kantor akan menjadi lebih mudah dan terorganisir.

Pisahkan barang pecah belah menjadi satu

Terkadang, karena barang-barang yang akan dibawa terlalu banyak dan kekurangan sumber daya manusia untuk mengaturnya, terjadinya pecah belah barang karena kurangnya kehati-hatian merupakan hal yang sulit dihindari. Oleh karena itu, untuk menghindari hal tersebut, pastikan sejak awal Anda telah memisahkan barang-barang pecah belah yang harus diperhatikan. Meskipun sebagian besar barang tersebut seharusnya termasuk ke beberapa box, ada baiknya pisahkan sendiri lagi barang-barang pecah belah menjadi satu untuk meminimalisir terjadinya barang yang rusak atau pecah.

Meskipun terlihat sederhana dan solid karena sudah ditata dengan rapih, namun pastikan setiap barang sudah dibungkus dengan kertas atau bubble wrap yang aman.

Pastikan tempat baru sudah siap sebelum meletakan barang-barang

Meskipun terlihat lebih mudah, namun pada dasarnya unpacking barang sama rumitnya dengan saat mem-packing. Jadi, sebelum Anda memindahkan barang-barang ke kantor baru dan membuka kardus-kardus tersebut, pastikan ruang kantor baru Anda sudah siap untuk dirapikan dan ditata. Pasalnya, saat Anda memindahkan barang ke tempat baru yang belum siap untuk ditempati, hal tersebut akan menambahkan pekerjaan karena Anda harus menumpuk kardus-kardus tersebut di pojokan terlebih dahulu karena belum bisa dibuka dan ditata. Jadi, selain mem-packing barang, ada baiknya juga untuk menyiapkan semua kebutuhan dan merapikan kantor baru tersebut untuk memudahkan dan mempercepat proses unpacking barang.

Pisahkan barang-barang penting dan mendesak

Saat ruang kantor baru Anda masih belum siap untuk ditata namun Anda dan tim sudah harus berpindah ke ruang kantor tersebut, tidak ada pilihan lain selain tetap memulai kerja dengan barang-barang yang masih terbungkus rapih di dalam dus. Nah, untuk solusi permasalahan tersebut, ada baiknya untuk memisahkan barang-barang penting, kebutuhan mendesak dan juga berbagai barang yang akan Anda gunakan dan butuhkan dalam jangka waktu dekat sehingga pekerjaan Anda tidak akan terhenti karena barang-barang yang masih di dalam dus tersebut dan Anda tidak perlu membongkar isi dus hanya untuk menemukan barang keperluan Anda.Singkatnya, dalam barang-barang yang masih tersusun rapih dalam dus tersebut, pastikan Anda masih tetap bisa bekerja, namun berkas-berkas dan dokumen penting yang sekarang ini berada di dus berbeda yang bisa dibuka dengan mudah.

Nah, pada dasarnya, pindah ruang kantor memang merupakan hal yang sangat mengasyikkan dan bersemangat untuk seluruh anggota tim, namun tetap saja, harus ada proses packing dan unpacking yang harus dilalui. Agar semuanya berjalan lancar, jangan lupa coba berbagai tips di atas ya! Selamat berpindah ruang kantor!

All images: pixabay.com

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!