9 Tips Mengadakan Meeting Sambil Berbuka Puasa

Kegiatan meeting merupakan kegiatan yang tidak dapat ditunda-tunda atau dihentikan sejenak. Saat bulan Ramadhan pun, untuk beberapa kantor dengan jam terbang tinggi pasti masih melakukan meeting di berbagai tempat untuk terus meningkatkan ritme kerja dan juga memaksimalkan kinerja para pegawainya di bulan Ramadhan ini. Terlebih lagi, di bulan Ramadhan ini, berbagai macam perusahaan yang bergerak di bidang kuliner, tempat belanja dan juga penyedia kebutuhan rumah tangga menjadi lebih sibuk dari biasanya karena kebutuhan saat Ramadhan dan juga kebutuhan menjelang Idul Fitri. Pastinya, peningkatan permintaan dari masyarakat inilah yang selalu dimanfaatkan oleh para perusahaan. Makanya, rapat saat bulan Ramadhan sambil berbuka puasa pun pasti rutin dilakukan.

Untuk Anda penyelenggara rapat sambil berbuka puasa, yuk perhatikan tips berikut ini!

Pastikan ruangan tersebut menyediakan menu berbuka puasa

Saat mengadakan meeting yang dibarengi dengan buka puasa bersama, hal terpenting yang harus diutamakan adalah ketersediaan makanan dari pihak ruangan meeting tersebut. Berbagai ruang meeting biasanya sudah menyediakan menu makanan baik untuk makan siang dan makan malam. Saat bulan Ramadhan ini, ada baiknya untuk memilih ruang meeting yang menyediakan fasilitas menu berbuka agar Anda tidak perlu repot-repot memesan makanan dari luar dan bisa lebih fokus kepada kegiatan meeting tersebut. Namun, pastikan pula pihak pemilih gedung tersebut tidak hanya menyediakan takjil atau menu makanan ringan, akan lebih baik juga menyediakan menu makanan utama untuk menghargai para peserta rapat yang berpuasa.

Untuk referensi dan rekomendasi, ada baiknya Anda menyelenggarakan meeting di kafe atau restoran yang menawarkan sewa ruang meeting private yang bisa Anda gunakan untuk mengadakan meeting yang dilanjutkan dengan berbuka puasa bersama.

Perhatikan peraturan membawa makanan dari luar

Jika pihak penyedia ruang meeting Anda tidak menyediakan menu makanan untuk menjadi santapan berbuka, mau tidak mau Anda harus memesan makanan dari luar. Namun, sebelum Anda melakukan hal tersebut, pastikan kembali bahwa ruangan meeting tersebut membolehkan para tamunya untuk membawa makanan dari luar. Beberapa ruang meeting akan membebankan biaya tambahan kepada Anda jika membawa makanan dari luar. Jadi, di bulan Ramadhan ini, untuk kegiatan meeting sambil berbuka puasa, ada baiknya memilih ruang meeting yang membebaskan Anda untuk membawa makanan dari luar.

Sediakan tempat di pojokan untuk meletakan hidangan makanan

Ada lain hal yang perlu Anda siapkan dan perhatikan saat mengadakan meeting sambil berbuka puasa yaitu menyediakan tempat untuk meletakan hidangan. Walaupun para partisipan diberikan makanan kotak, namun ada baiknya untuk menyediakan tempat untuk menyantap makan berbukanya karena rasanya tidak efisien bila menyantap makanan di meja meeting yang penuh dengan berkas dan juga catatan penting tersebut. Memberikan tempat untuk meletakan makanan pasalnya akan tetap menjaga kebersihan ruangan, terlebih lagi untuk rapat yang dilanjutkan setelah berbuka puasa.

Atur jam waktu meeting jauh sebelum berbuka puasa

Untuk jam-jam atau waktu sibuk, kegiatan meeting bisa saja dilakukan hingga larut malam. Namun, untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar tanpa gangguan, cobalah untuk mengatur jam meeting jauh sebelum waktu berbuka puasa karena biasanya saat berbuka puasa para umat Muslim sudah bersiap untuk melakukan ibadah Tarawih. Jadi, akan lebih baik untuk mengadakan meeting sejak siang hari dan berakhir sebelum pukul 8 malam agar para umat Islam yang menjadi partisipan rapat tersebut masih bisa berkesempatan untuk melaksanakan ibadah selanjutnya.

Manfaatkan ruang meeting yang menyediakan ruang meeting private

Saat mengadakan meeting samba berbuka puasa, karena kegiatan Anda tidak hanya untuk meeting saja melainkan juga untuk acara makan-makan bersama, ada baiknya untuk memilih ruang meting yang menyediakan ruang meeting private agar kegiatan rapat hingga makan-makan bersama Anda tidak menarik perhatian pengguna ruangan lainnya dan juga bisa lebih nyaman untuk satu sama lainnya. Dengan mengadakan meeting di tempat yang menyediakan ruangan meeting private ini, Anda akan cenderung lebih nyaman dan leluasa untuk melaksanakan segala kegiatan kantor Anda.

Usahakan untuk beristirahat sejenak sejak 15 menit menjelang berbuka puasa

Nah, menjelang waktu berbuka, usahakan untuk sudah mulai menyelesaikan sesi rapat tersebut maksimum 15 menit sebelum waktu berbuka puasa agar para umat Muslim bisa mempersiapkan diri untuk menu berbuka puasanya. Biasanya, 10 hingga 15 menit menjelang berbuka puasa, para umat Muslim mempersiapkan diri dengan menyeduh teh dan juga mempersiapkan camilan manis di meja untuk mengisi perut sejenak. Dengan menyelesaikan sesi 15 menit menjelang berbuka puasa, Anda menunjukan respek terhadap umat Muslim yang sedang berpuasa dan sedang mempersiapkan diri untuk berbuka.

Berikan waktu jeda istirahat yang cukup panjang saat berbuka puasa

Bagi umat Muslim, waktu bulan Ramadhan adalah waktu mendekatkan diri kepada Allah dengan melaksanakan berbagai ibadah sholat wajib dan juga sholat sunnah. Jadi, selain memberikan waktu leluasan untuk berbuka puasa, ada baiknya juga untuk memberikan waktu istirahat yang lebih lama untuk mempersilakan para partisipan rapat Anda untuk melaksanakan ibadah sholat Magrib. Usahakan untuk tidak mengatur waktu istirahat yang singkat agar mereka bisa tetap melaksanakan semua kegiatannya dengan maksimal. Terlebih lagi untuk orang yang berpuasa, biasanya menyantap menu makanan utama membutuhkan waktu jeda yang cukup lama. Jadi, istirahat satu jam untuk berbuka puasa, beribadah dan menyantap makan utama adalah waktu yang efektif.

Usahakan mencari ruang meeting dengan fasilitas tempat sholat

Tidak hanya menghargai para umat Muslim yang berpuasa degan menyediakan makanan berbuka, namun ada baiknya pula untuk memperhatikan tempat beribadah sholat yang harus dilaksanakan setelah berbuka puasa. Meskipun tidak tersedia masjid atau mushola terdekat, namun akan lebih baik jika Anda menyediakan tempat untuk para umat Muslim melaksanakan ibadahnya sebelum kembali ke kegiatan meeting tersebut. Paling tidak, usahakanlah untuk menyediakan sebuah tempat bersih untuk melaksanakan ibadah sholat.

Perhatikan jam buka dan tutup ruang meeting tersebut

Biasanya, saat bulan puasa, ada banyak kantor dan juga gedung yang tutup dan buka dengan jam yang berbeda dari waktu biasanya. Jadi, untuk Anda yang menyewa ruang meeting di sebuah gedung perkantoran atau pun di hotel, ada baiknya untuk memastikan jam buka dan tutup gedung tersebut dan memastikan masih ada staf yang bertanggung jawab saat Anda selesai menggunakan ruangan tersebut, terlebih lagi untuk Anda yang menyewa ruangan meeting hingga malam.

Tunggu apalagi, yuk langsung booking berbagai restoran yang bisa Anda gunakan untuk menjadi tempat meeting sekaligus tempat berbuka puasa!

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android.