6 Pertanyaan Wajib Sebelum Sewa Ruang Meeting di Jakarta

Punya banyak pilihan tempat meeting yang murah dengan tempat yang nyaman tapi bingung mau pilih yang mana? Jangan sampai salah, sebaiknya Anda pertimbangkan dulu dengan mengajukan 6 pertanyaan utama sebelum menentukan ruang meeting.

1. “Berapa kecepatan internetnya?”

Ini hal wajib nomor satu untuk ditanyakan. Umumnya, setiap meeting membutuhkan koneksi internet yang dapat diandalkan karena bisa jadi Anda butuh membuka berbagai link atau bahkan untuk presentasi hasil kerja, terlebih lagi untuk membuka dokumen yang berat, seperti rekaman video. Jadi, pastikan Anda memilih ruangan meeting dengan kecepatan internet yang bisa diandalkan

2. “Apakah internetnya unlimited? Ada maksimum pengguna?”

Yang namanya WiFi, umumnya memang disediakan tanpa batas. Tapi tak ada salahnya menghindari masalah di saat rapat karena salah satu rekan Anda kesulitan membuka materi presentasi di emailnya atau bahkan tidak bisa membuka data kemajuan perusahaan Anda karena sudah melebihi jumlah pengguna WiFi? Akan lebih baik, semuanya jelas di awal.

3. “Berapa biaya overtime?”

Meeting yang serius namun menyenangkan kadangkala suka bikin lupa waktu, terlebih lagi tempat yang super nyaman dan membuat Anda betah untuk meeting berlama-lama. Pastikan Anda sudah menanyakan sejak awal untuk biaya overtime per jamnya, jangan sampai bill Anda mencuat dari harga sewa perjamnya karena kelalaian Anda sebelum deal untuk menyewa.

4. “Apakah ada menu makanan?”

Untuk meeting satu atau dua jam tanpa camilan mungkin masih OK. Tapi kalau lebih dari itu, rasanya camilan atau bahkan makanan utamapun wajib hadir. Hindari masalah di tengah rapat dengan perut kelaparan dan tempat penyedia ruang rapat tersebut tidak menyediakan menu makanan. Jadi, perlu tuh antisipasi makanan.

5. Apakah sudah termasuk proyektor? Jika tidak, berapa tambahan biaya sewanya?”

Lazimnya, sebuah rapat selalu membutuhkan proyektor dalam setiap berjalannya rapat, terlebih lagi untuk rapat presentasi kemajuan kerja atau untuk brainstorming. Meskipun kelihatannya sekarang belum dibutuhkan namun ada baiknya jika Anda berjaga-jaga untuk kebutuhan pada saat rapat tersebut. Jadi di saat rapat berlangsung dan tiba-tiba membutuhkan proyektor, Anda bisa langsung menghubungi pihak penyedia ruangan tersebut.

6. “Kalau ada kendala, siapa yang bisa saya hubungi / siapa yang bertanggung jawab?”

Semua sudah dipersiapkan dengan baik, namun siapa sangka jika tiba-tiba terjadi padam listrik atau WiFi yang tidak dapat terkoneksi dengan baik? Hemat waktumu di hari H, lebih baik simpanlah langsung kontak orang yang bertanggung jawab dan dapat memberikan keputusan langsung di setiap kendala yang mungkin akan terjadi.