5 Rahasia Umum Menjadi Customer Service yang Professional

Secara selintas, customer service memang dinilai sebagai profesi yang hanya menjawab telepn atau menjawab e-mail dan SMS. Tapi sebenarnya, menjadi customer service terutama untuk yang bertugas untuk menjawab telepon itu mengantongi beban yang cukup besar dan sangat diuji kesabarannya. Pasalnya, para customer service harus rela menjadi bulan-bulanan para konsumen yang lagi emosi, bukan hanya karena servis yang diberikan, namun bisa juga karena alasan yang tidak relevan: masalah pribadi, misalnya.

Oleh karens itu, untuk menjadi customer service yang professional, yuk simak tips berikut.

1. Jaga nada bicara

Salah satu tips menjadi customer service yang professional adalah berkomunikasi yang baik. Pada dasarnya, tugas Anda dan public relation tidak jauh berbeda. Hanya saja, PR berbicara untuk media dan publik sedangkan Anda berbicara kepada konsumen langsung bisnis perusahaan. Nah, keduanya tentu memiliki tekanan dan dampak yang berbeda. Jika PR salah berbicara bisa mencorengkan nama baik perusahaan, jika customer service salah berbicara, bisa-bisa kehilangan konsumen. Oleh karena itu, penting hukumnya untuk menjaga bahasa dan juga nada bicara dengan para klien Anda. Untuk Anda yang sudah lama berkecimpung di dunia customer service, pasti Anda sudah tak kaget lagi saat ada konsumen yang tiba-tiba menelepon dengan makian. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda harus berusaha mengesampikan perasaan dan bersikap professional dengan menganggap semuanya baik-baik saja.

2. Selalu awali dengan maaf

Sesuai dengan pepatah, “pembeli adalah raja”. Jadi, mau sang konsumen ataupun pihak perusahaan Anda yang salah, tetaplah jaga sikap ramah dan mengalah demi nama baik perusahaan. Terkadang, ada banyak konsumen yang tidak mau mengakui kesalahannya. Oleh karena itu, mintalah maaf dan setelah telepon ditutup, lupakanlah hal tersebut. Tak perlu dibawa ke perasaan.

3. Dengarkan

Terkadang, para konsumen tidak hanya ingin mendapatkan solusi dari permasalahan yang ditemukan, namun ia hanya ingin didengarkan. Oleh karena itu, sangat penting hukumnya untuk mendengarkan penjelasan para konsumen Anda hingga selesai.

4. Minta penjelasan dengan detail

Untuk menghindari kesalahpahaman dan juga mempersingkat penyelesaian, pastikan Anda menanyakan permasalahan dengan jelas dan detail. Jika memang ada kesalahan yang terjadi, mintalah ia untuk menjelaskan dengan selengkap mungkin untuk memudahkan tugas Anda menyelesaikan masalah tersebut.

5. Ucapkan terima kasih

Setelah pembicaraan selesai, sebelum menutup telepon, pastikan Anda mengakhirinya dengan ucapan terima kasih. Bagaimanapun, konsumen yang sedang emosi, jika mendengar kata-kata terima kasih pasti akan lebih luluh dan sadar akan sikap berlebihannya.

Kunci menjadi customer service adalah sabar dan tidak membawa perasaan. Selamat berjuang!