Jangan Mengakhiri Meeting Tanpa Melakukan 3 Langkah Berikut

Melakukan meeting sama hal nya dengan pelaksanaa sebuah pertandingan sepakbola yang memerlukan meeting cepat. Pernahkah kamu perhatikan sebelum permainan sepakbola dimulai, para pemain tidak langsung meninggalkan tempat dan pergi ke arena permainan. Mereka mengambil beberapa menit untuk meeting cepat. Meeting cepat dan mudah berguna untuk memastikan tim sepaham dalam mencapai tujuan. XWORK akan menjelaskan 3 langkah sederhana yang efektif sebuah meeting dalam artikel Jangan Mengakhiri Meeting Tanpa Melakukan 3 Langkah Berikut merupakan 3 langkah sebelum mengakhiri meeting.

1. Konfirmasi keputusan penting dan langkah selanjutnya

Setelah berada di penghujung meeting, coba untuk merekap keputusan penting dalam pertemuan, tentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk melakukan langkah selanjutnya dan bagaimana alur komunikasi yang dilakukan agar pembahasan dalam meeting dapat  terselesaikan. Sebelum meninggalkan ruang meeting, konfimasi kembali apa saja yang menjadi keputusan bersama dan memahami pilihan yang telah disepakati. Konfirmasi ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan bagi perserta meeting lain memberkan masukan.

Seluruh pembahasan meeting tidak perlu ditulis, tetapi tulis keputusan akhir yang disepakati, tindakan selanjutnya, dan siapa yang bertanggungjawab. Pencatatan konklusi akan membuat meeting lebih terarah karena tidak ada perihal yang dapat terlupakan.

2. Komunikasikan point penting dalam meeting

Apa yang terjadi jika seorang peserta tidak hadir di ruang meeting? Orang tersebut tetap harus mengetahui apa yang terjadi di ruang meeting walaupun tidak hadir. Sebagai peserta meeting, kamu perlu mengambil peran dalam menyelaraskan pemikiran dengan tujuan meeting kemudian mengkomunikasikan poin penting meeting kepada rekan yang tidak hadir. Tetapi perlu diingat bahwa tidak semua perihal perlu kamu komunikasikan karena ada beberapa hal yang bersifat rahasia. Sehingga kamu perlu berhati-hati dalam memberikan informasi.

3. Mengumpulkan feedback meeting

Mengupulkan feedback setelah pembahasan utama pada meeting selesai, kerap kali terlupakan. Setiap peserta meeting perlu menngungkapkan ide dan tanggapan mereka terhadap keputusan yang diambil sebelum keluar dari tempat meeting. Tetapi hindari perdebatan yang tidak terkait dengan pembahasan meeting. Apa yang diputuskan dan diambil belum tentu keputusan yang terbaik. Sehingga feedback dari setiap peserta meeting akan membantu memberikan perspektif lain dan mengakhiri meeting dengan positif.