Agar Meeting Nyaman, Perhatikan 5 Hal Ini

Sebelum memutuskan untuk menyewa sebuah ruang meeting, ada baiknya Anda mempertimbangkan beberapa hal berikut ini agar kegiatan meeting Anda menjadi lebih nyaman.

1. Lokasi yang tak jauh dari kantor

Sebelum datang ke tempat meeting, mungkin Anda harus absen dulu ke kantor. Jika Anda mengatur meeting di pagi hari, usahakan lokasi tersebut tidak begitu jauh dari kantor sehingga Anda dan para rekan kerja juga tak kesusahan untuk menjangkaunya. Terlebih lagi, menghindari keterlambatan yang dapat mengakibatkan penambahan jam sewa dan penambahan pengeluaran.

2. Kapasitas yang tidak mepet

Misalnya, Anda akan mengadakan meeting dengan klien atau tamu dengan 3 orang, pastikan Anda menyewa ruang meeting berkapasitas paling tidak 10 hingga 15 orang. Bukan hal yang tidak mungkin klien tersebut akan mengajak beberapa rekan kerjanya. Jangan sampai, sesampainya di ruang meeting, kegiatan Anda malah tidak kondusif karena kurangnya kapasitas bangku atau meja.

3. Fasilitas yang sesuai kebutuhan

Jika Anda membutuhkan meeting juga untuk konferensi, pastikan ruangan tersebut menyediakan penyewaan layar, proyektor, koneksi internet serta microphone untuk kegiatan panggilan konferensi Anda. Akan lebih baik pula jika tersedia kamera jika Anda membutuhkan conference video call dengan rekan kerja Anda. Tak hanya memikirkan lokasi, Anda juga harus mempertimbangkan semua fasilitas yang dapat mendukung kegiatan Anda.

4. Pastikan berada di tengah-tengah

Untuk meeting dengan klien, ada baiknya untuk mencari ruang meeting yang tak hanya dekat dengan kantor Anda, namun juga berlokasi strategis dan mudah dijangkau dari kantor klien Anda tersebut untuk meminimalisir keterlambatan dan pembatalan janji. Terutama jika Anda mengadakan konferensi pers atau berbagai kegiatan yang mengundang banyak orang, usahakan untuk memilih lokasi yang strategis dan mudah diakses.

5. Kebutuhan konsumsi sudah jelas

Kegiatan meeting yang memakan seharian pastinya sudah tanggung jawab Anda untuk mengurus konsumsi. Entah Anda menyewa jasa sang pemilih ruang meeting, atau membeli dari restaurant di gedung tersebut, atau bahkan boleh meng-order makanan dari luar. Regulasi tersebut sudah harus jelas agar tidak ada kesalahpahaman dan kesulitan saat jam makan siang.

Masih bingung harus meeting di mana besok? Jangan khawatir. Tersedia berbagai ruang meeting untuk Anda yang sesuai dengan kebutuhan. Cukup akses website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android.