Pertimbangkan 4 Hal Ini Sebelum Menyewa Ruang Meeting

Meskipun hanya satu atau dua jam, tapi meeting merupakan representasi perusahaan. Tempat Anda menyewa ruang meeting sangatlah merepresentasikan perusahaan Anda, terutama untuk meeting dengan rekan bisnis dengan perusahaan atau pihak lain. Tentunya, oleh karena itu, sebelum menyewa ruang meeting, ada baiknya untuk mempertimbangkan 4 hal berikut ini agar tidak salah pilih.

Objektif

Setiap meeting pasti memiliki objektifnya masing-masing, ada yang berfungsi untuk brainstorming, atau yang bersifat pitching atau bahkan untuk membahas kredensial. Jadi, sebelum Anda menentukan ruang meeting yang akan disewa, pastikan terlebih dahulu Anda telah mengetahui objektif dari meeting tersebut. Jika tujuannya dalah untuk silaturahmi yang bersifat kasual, sah-sah saja dilakukan di kafe atau restaurant terbuka. Namun, jika sifatnya sudah confidential yang akan menyangkut kerahasiaan satu dan dua belah pihak, pastikan Anda memilih ruang meeting yang tertutup dan menghindari banyak kaca atau jendela untuk membuat kedua belah pihak lebih nyaman.

Lokasi

Sebelum Anda ingin mempromosikan bisnis Anda kepada suatu pihak atau perusahaan dan mengajaknya lunch meeting, perhatikan terlebih dahulu lokasi kantor pihak tersebut dan carilah lokasi ruang meeting yang berada di tengah-tengah lokasi Anda dan orang yang bersangkutan. Dengan menentukan restaurant atau lokasi sepihak tanpa mempertimbangkan lokasi orang yang bersangkutan pasti akan membuat orang tersebut enggan dan berpikir dua kali untuk menemui Anda, malah berkemungkinan untuk reschedule.

Fasilitas yang ditawarkan

Ada beberapa meeting yang tidak membutuhkan proyektor sebagai media untuk presentasi, yaitu meeting dengan hanya satu atau dua orang. Namun, jika meeting tersebut dilakukan dengan lebih dari 5 orang, rasanya sudah pasti Anda membutuhkan proyektor untuk memudahkan setiap pihak melihat materi atau data tersebut. Saat meeting dilakukan antar 3 orang, mungkin mudah rasanya untuk menunjukan materi lewat laptop yang Anda bawa, namun saat partisipan sudah lebih dari 5 orang, memutar-balikkan layar laptop dan menunjukannya ke tiap-tiap orang akan menjadi hal yang rumit. Jadi, pastikan terlebih dahulu partisipan yang hadir agar bisa memudahkan jalannya meeting dan menyalurkan objektifnya tersebut.

Jam operasional

Jika orang yang Anda temui hanya bisa setelah pukul 5 atau 6 sore, pastikan terlebih dahulu ruang meeting yang Anda sewa paling tidak tutup 3-4 jam setelah Anda menyewa ruang meeting tersebut. Misalnya, jika Anda menyewa ruang meeting pukul 5 sore, paling tidak ruangan tersebut tutup pukul 8 malam untuk mengantisipasi molornya meeting dan agar tidak perlu berhenti atau tertunda di tengah-tengah diskusi hanya karena ruangan tersebut sudah tidak bisa digunakan lagi. Hindari menyewa ruang meeting yang jam operasionalnya sangat mepet dengan waktu meeting Anda untuk berjaga-jaga waktu yang molor atau diskusi yang belum tuntas.

Nah, itu dia 4 hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menyewa ruang meeting demi kemudahan dan kenyamanan Anda dan juga rekan bisnis atau rekan kerja. Pastikan ruang meeting tersebut mampu memfasilitasi kebutuhan Anda dan juga partner kerja Anda.

Untuk melakukan pemesanan, silakan kunjungi website XWORK atau langsung menghubungi XWORK melalui email di [email protected] atau melalui telp di +62-81288869664 atau 021-53666860 agar mendapatkan harga spesial dari kami! Ingin tau promo lain mengenai meeting room dan ruang kantor yang bagus di seluruh Indonesia? Lihat saja di website XWORK.