8 Kebiasaan Pemimpin Meeting yang Hebat

Pemimpin yang handal adalah seseorang yang bisa mengarahkan timnya untuk mencapai visi atau tujuan besar yang ingin dicapai bersama. Untuk mencapai visi tersebut, pemimpin perlu align the team melalui meeting. Semakin efektif meeting yang dilakukan, maka semakin efektif organisasi tersebut. 8 Kebiasaan Pemimpin Meeting yang Hebat ini bisa kamu terapkan dan berikut adalah beberapa tips untuk membuat meeting sangat efektif:

1. Buat meeting sekecil mungkin. Jangan lebih dari 7 orang.

 

 

 

 

 

 

 

Professor Harvard Business School, Axtell mengatakan bahwa ketika kita berbicara dengan 1 orang saja, anda bisa membaca body language orang tersebut, namun di grup meeting yang terdiri dari 20 orang atau lebih, anda akan kesulitan untuk membaca orang-orang tersebut. Apabila anda mau banyak orang berkontribusi, anda harus batasi peserta meeting yang hadir. Axtell menyatakan bahwa 4-5 orang adalah jumlah optimal untuk memastikan semua berkontribusi dalam 1 jam meeting.

Kesulitan dari meeting yang besar bukan hanya semua peserta memiliki kesempatan untuk berbicara, namun banyak dari mereka jadi merasa tidak perlu untuk berbicara. Ketika orang-orang merasa mereka tidak berkontribusi, mereka akan bekerja di bawah kapasitas mereka seharusnya.

Ini tidak menyatakan bahwa meeting dengan 20 orang akan berakibat kegagalan. Namun, anda harus plan secara matang. Anda perlu berpikir bagaiman bisa mendapatkan input yang dibutuhkan dari grup dan menganalisa kondisi peserta meeting di ruangan. Anda perlu menjadi master dalam mengolah diskusi dan pembahasan.

2. Buat durasi sependek mungkin. Jangan lebih dari 1 jam

Riset menunjukkan bahwa ada manfaatnya bila kita membuat meeting pendek. Pertama, orang menjadi lebih fokus. Kedua, orang menjadi lebih efektif dalam berdiskusi dan membuat solusi pada saat diberikan deadlines atau batas waktu. Ketika orang-orang tahu bahwa mereka dalam waktu yang pendek, mereka akan berhenti bertanya atau berbicara dan fokus menyelesaikan fokus utama pekerjaan mereka.

Namun, jangan juga anda memaksa untuk menyelesaikan meeting dalam 30 menit atau memaksa ambil keputusan secepatnya. Jika tujuan meeting anda dalah untuk membahas sesuatu, maka berikan waktu yang cukup untuk peserta meeting lain untuk memberikan pendapat mereka, menambahkan opini mereka atas sebuah ide, dan mengambil kesimpulan. Batas waktu akan membuat meeting lebih efisien, namun jangan juga membuat itu terlalu pendek karena anda akan kehilangan beberapa pembicaraan yang penting.

3. Larang penggunaan devices

 

 

 

 

 

 

 

Pertama, expertise menunjukkan bahwa devices mengganggu konsentrasi semua orang. Banyak orang berpikir bahwa mereka bisa multi-task – membalas email, sambil membaca twitter, sambil mendengarkan orang di meeting. Hasil riset Neurosicence belakangan menunjukkan bahwa kita tidak akan bisa multitask, bahkan multitask meningkatkan produksi hormon stress cortisol dan mengakibatkan pusing dan kehilangan fokus. Kita bisa melakukan simple tasks seperti berjalan sambil berjalan secara bersamaan, namun otak tidak bisa melakukan multi-tasking. Bahkan riset menunjukkan bahwa orang yang mencoba multi-tasking membutuhkan waktu 50% lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan dan 50% lebih sering melakukan kesalahan.

Kedua, penggunaan devices mengganggu orang lain. Posting Facebook atau menggunakan handphone saat meeting sangatlah tidak sopan. Banyak orang yang kecewa dan tersinggung pada saat orang lain menggunakan handphone pada saat meeting. Memang terkadang, anda bisa menulis catatan di handphone atau ada sesuatu yang sangat penting untuk direspon pada saat itu. Namun, bila tidak ada hal-hal tersebut yang dilakukan, matikan semua handphone, laptop atau tablet dan perhatikan pada saat meeting.

4. Stand-up meetings lebih produktif

 

 

 

 

 

 

Tips ke 4 dari 8 Kebiasaan Pemimpin Meeting yang Hebat yaitu, bila memungkinkan, lakukan meeting berdiri. Pada tahun 1999, riset dari American Psychological Association menunjukkan bahwa stand-up meeting biasanya akan 34% lebih singkat daripada meeting yang duduk, namun memberikan hasil yang sama.Namun, hati-hati juga untuk tidak membuat perilaku berdiri ini mengganggu konsentrasi atau tujuan utama meeting.

5. Pastikan semua berpartisipasi, libatkan orang-orang yang tidak berpartisipasi

 

 

 

 

 

 

 

Beberapa orang mungkin mau mengutarakan pendapat mereka, namun tidak merasa perlu sampai mereka ditanya. Mungkin ini akibat personality atau kultur mereka. Orang-orang yang belum mengutarakan pendapatnya biasanya memiliki perspektif yang bagus dalam diskusi dan perlu untuk anda pancing.Bila semua mengutarakan pendapatnya, itu bukan bagus untuk kelangsungan meeting saja. Namun juga untuk membuat semua peserta merasa berkontribusi dan didengarkan. Dengan cara ini, orang akan menjadi lebih berkomitmen dalam melaksanakan hasil meeting.Untuk orang yang memang sangat pendiam, anda bisa berbicara dengan mereka sebelum meeting dan sampaikan pada mereka kontribusi apa yang anda harapkan dari mereka. Dengan begitu, mereka memiliki waktu untuk merencanakan apa yang mereka ingin sampaikan pada saat meeting. Pada saat meeting, anda mungkin tetap perlu untuk menanyakan pendapat mereka namun mereka akan lebih bersedia untuk mengutarakan pendapatnya.

6. Jangan jadikan meeting hanya untuk update

 

 

 

 

 

Lakukan update hanya dalam waktu singkat. Update meeting hanya membuang waktu. Business meeting memerlukan komitmen, fokus dan keputusan orang-orang. Jangan melakukan meeting terlalu sering. Jika meeting bisa dihindari, sebaiknya tidak perlu dilakukan.

7. Buat agenda meeting sebelumnya dan jelaskan tujuan utama meeting

 

 

 

 

 

 

Membuat agenda meeting sebelumnya sangat penting. Jelaskan kepada semua anggota meeting apa yang akan dibahas sehingga peserta bisa mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan dan mencapai goal organisasi dengan efisien. Tanpa tujuan meeting yang jelas, grup tidak berkontribusi dengan baik dalam mengambil keputusan.

Banyak data di luar sana yang menunjukkan bahwa banyak waktu yang dibuat bila meeting tidak efektif. Namun anda tidak membutuhkan riset bila anda sebenernya bisa merasakan itu. Untuk meeting selanjutnya, pastikan anda melakukan usaha terbaik anda untuk memaksimalkan waktu dan partisipasi semua orang, termasuk diri anda sendiri. Dan apabila anda membutuhkan ruang meeting private di Jakarta, silahkan gunakan aplikasi XWORK.

8. Gunakan private ruang meeting dengan fasilitas yang menunjang

Apabila anda membutuhkan ruang meeting private di Jakarta, silahkan gunakan aplikasi XWORK. XWORK memiliki 200 pilihan ruang meeting private yang dapat disewa per jam, dengan harga terjangkau (dimulai dari Rp 50,000 per jam), yang tersebar di Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, dan Balikpapan. XWORK dapat digunakan untuk internal meeting perusahaan, meeting dengan client, workshop, training, dan sebagainya. Siapa saja dapat menyewa ruangan meeting kurang dari 1 menit melalui website www.xwork.id atau dengan aplikasi Android atau Aplikasi iOS. Gunakan XWORK untuk meeting anda selanjutnya.

Klik gambar dibawah ini dan download XWORK segera !