7 Tips Mengadakan Virtual Meeting yang Efektif dan Kondusif

Sumber foto : Freepik

Work from home tidak menghalangi untuk tetap bekerja secara produktif. Semua target dan deadline yang menanti, harus segera Anda dan tim selesaikan dengan baik tentunya. Kalau biasanya di kantor kerap kali ada meeting, Anda bisa memanfaatkan virtual meeting nih untuk berkumpul dan membahas project bersama para kolega kerja. Jangan salah, melakukan virtual meeting pun ada beberapa tips yang perlu diperhatikan, lho supaya berjalan efektif dan kondusif. Ini dia tipsnya! 

1. Tentukan Peran dalam Virtual Meeting

Sumber foto : Freepik

Ini dia tips pertama yang sangat penting tatkala Anda mengadakan virtual meeting. Harapannya, meeting tetap berjalan kondusif dan efektif meski tidak bertatap muka secara langsung hanya dari virtual saja. Tentukan pemegang peran saat virtual meeting seperti time keeper, presenter, notulen dan troubleshooter. Coba untuk menggilir peran tersebut dalam setiap meeting agar tugas-tugas terdistribusi dengan baik. Jadi setiap orang akan mengalami peran yang berbeda setiap rapat guna memperkaya skill. 

2. Siapkan Materi secara Rinci

Sumber foto : Freepik

Anda harus menyiapkan materi apa saja yang ingin Anda bicarakan selama meeting berjalan agar tidak memakan waktu lama dengan membuat para kolega menunggu Anda menyiapkan materi secara on the spot saat virtual meeting dimulai. Jangan lupa untuk mengkoordinasikan jadwal rapat virtual ke kolega-kolega kerja Anda. Kemudian, persiapkan dokumen, file, riset yang hendak Anda sampaikan saat rapat. Infokan juga para peserta rapat mengenai apa saja yang harus mereka siapkan paling tidak 1 hari sebelum virtual meeting dimulai. 

3. Cek Performa Aplikasi

Sumber foto : Freepik

Sebelum melakukan virtual meeting, pastikan Anda memilih aplikasi yang tepat. Ada berbagai aplikasi yang memfasilitasi pertemuan online dalam jumlah banyak seperti Zoom dan Google Hangout. Sebelum memulai meeting, ada hal-hal yang perlu Anda perhatikan nih agar berjalan efektif. Jika Anda menggunakan laptop, pastikan fitur Webcam sudah aktif dan microphone juga aktif agar suara terdengar saat meeting.  Hindari kelalaian dalam menyiapkan dua hal ini agar meeting berjalan lancar. 

4. Pastikan WIFI Memadai

Sumber foto : Freepik

Nah, tips berikutnya juga tidak kalah penting yaitu pastikan Wifi di rumah memadai untuk melakukan virtual meeting. Begitu banyak orang yang tinggal di rumah selama masa WFH (Work From Home) dan menggunakan internet pada saat yang sama membuat performa wifi kadang kala menjadi lambat. Untuk mengecek apakah wifi rumah Anda berpotensi lambat, kunjungi speedtest.net untuk mengukur kecepatan internet di rumah. Jika kecepatan Internet di bawah 20 megabit per detik, ada kemungkinan besar video Anda akan terlihat buram dan dengan suara yang terputus-putus. Untuk menghindari hal tersebut, siapkan modem tambahan. 

5. Pilih Spot yang Kondusif di Rumah

Sumber foto : Freepik

Pembatasan skala besar di Tanah Air menyebabkan seluruh anggota keluarga berada di rumah, tak terkecuali anak-anak. Memang, keluarga adalah hal yang terpenting namun bukan berarti para rekan kerja ingin melihat anggota keluarga yang lalu lalang selama meeting berjalan atau hewan peliharaan Anda duduk di keyboard bahkan suara bising dari anak-anak yang sedang bermain. Agar virtual meeting berjalan lancar dan efektif, pilihlah tempat yang kondusif dalam rumah seperti ruang belajar atau pastikan Anda seorang diri di dalam kamar paling tidak sampai meeting selesai. 

6. Gunakan Fitur Mute secara Tepat

Sumber foto : Freepik

Umumnya, orang-orang tidak menggunakan fitur Mute (mematikan mikrofon) ketika virtual meeting tersebut. Kondisi tersebut dapat menyebabkan suara dari luar seperti anjing menggonggong dan anak-anak yang berteriak mengganggu selama meeting berjalan. Pada layanan aplikasi seperti Zoom dan Google Hangouts, Anda memiliki opsi untuk mematikan mikrofon sebelum bergabung dengan rapat, dan semua orang kecuali orang yang memimpin rapat harus melakukannya. Menyalakan mikrofon hanya ketika giliran Anda untuk berbicara. Wah, Anda harus mulai memanfaatkannya dengan baik yaa selama virtual meeting!

7. Bangun Kebiasaan Diskusi

Sumber foto : Freepik

Agar pembicaraan saat rapat virtual tidak hanya satu arah, ajak para peserta rapat untuk berdiskusi. Misalnya, setelah Anda menyampaikan materi maka lemparlah beberapa pertanyaan ke para kolega Anda di virtual meeting. Berikanlah mereka waktu untuk merumuskan pertanyaan dan feedback lalu menyampaikannya pada Anda. Dengan begitu, Anda dapat melakukan evaluasi dari sejumlah pertanyaan dan tanggapan yang rekan kerja sampaikan di rapat. Jangan lupa dicatat juga ya! 

Jangan lupa untuk mengunjungi Instagram XWORK di @xwork.co untuk mengetahui rekomendasi ruangan dan informasi menarik seputar dunia bisnis serta tempat usaha. Yuk, segera meluncur dengan klik disini

Pasang Iklan di XWORK

Punya ruangan kosong dan ingin mengoptimalkan penggunaan ruangan Anda sekaligus mengiklankannya di situs XWORK? Tentu bisa! Segera bekerjasama dengan XWORK untuk memasarkan ruangan Anda bersama kami, hubungi kami melalui e-mail di [email protected] ya.