6 Etika Mengirim Email Dengan Professional

Di era modern ini, berkirim e-mail menjadi salah satu komunikasi dasar dan penting yang dijalani setiap pegawai kantoran. Mulai dari berhubungan dengan atasan, hingga klien dan orang-orang yang baru Anda kenal dan belum pernah bertemu sebelumnya. Oleh karena itu, sebagai pekerja profesional, Anda harus memperhatikan cara berkomunikasi melalui e-mail yang baik dan benar. Berikut XWORK berikan tipsnya.

1. Perhatikan judul: singkat dan jelas

Tentunya, sang penerima bukan hanya berkomunikasi melalui e-mail dengan Anda saja. Ada banyak e-mail lain yang mengantri masuk di kolom pesan masuknya, mulai dari pesan penting, hingga promosi dan iklan. Oleh karena itu, agar pesan Anda nggak terskip, Anda harus memberikan informasi yang jelas di bagian judul. Dengan begitu, sang penerima nggak akan ragu untuk membaca e-mailnya. Pastikan judulnya berhubungan dengan kepentingan yang sedang Anda komunikasikan. Perhatikan juga penggunakan huruf kapital dalam judul. Hindari menggunakan huruf kapital untuk setiap kalimat karena akan memberikan kesan memerintah dan desakan.

2. Alamat e-mail harus professional

Sebelum mengirim e-mail, Anda harus memastikan bahwa alamat e-mail Anda dapat mewakili keprofesionalan Anda. Gunakan alamat yang mudah diingat dan profesional. Lebih baik, gunakan alamat e-mail dengan nama lengkap Anda untuk kemudahan menghafal dan melafalkannya.

3. Pembuka dan penutup yang resmi

Untuk pengiriman pesan yang formal, jangan lupa gunakan pembuka dan penutup yang resmi. Membuka pembicaraan dengan menyebutkan pihak tujuan juga merupakan etika yang baik dalam mengirimkan e-mail, misalnya dengan menggunakan “Selamat Siang Ibu Imelda” atau “Dear Mr. Theo”. Dengan begitu, sang penerima juga merasa lebih dihormati. Mengakhiri pesan dengan kata-kata ‘terima kasih’ juga menjadi etika yang penting lho!

4. Respon itu perlu

Meski pesan tersebut hanya berisi informasi, namun membalasnya dengan sekedar “terima kasih” merupakan etika yang baik untuk menginformasikan pengirim bahwa Anda sudah menerima pesan tersebut.

5. Re-check sebelum mengirim

Seterbiasa apapun Anda dengan kirim mengirim e-mail, namun kecerobohan bisa saja terjadi. Misalnya, menuliskan tujuan alamat e-mail yang salah, seharusnya kepada rekan Anda, malah terkirim ke bos Anda. Terlebih lagi untuk e-mail yang formal, usahakan untuk memperhatikan tanda baca dan juga spelling agar tidak ada typo. Menulis e-mail formal dengan banyak typo akan membuat sang penerima merasa disepelekan.

6. Siapkan signature

Untuk mengirimkan e-mail kepada orang baru, klien misalnya, usahakan agar sang klien tersebut mengetahui siapa pengirim e-mail tersebut dengan menyisipkan signature di setiap e-mail yang Anda kirim. Mulai dari nama, jabatan, nama perusahaan hingga kontak yang dapat dihubungi. Dengan begitu, sang penerima tak akan bertanya-tanya mengenai Anda dan bagian Anda terhadap suatu perusahaan.