6 Cara Mengatasi Berbagai Permasalahan dalam Meeting

Sudah bukan rahasia lagi bahwa setiap meeting pasti memiliki permasalahannya sendiri, mulai dari yang ringan dan terkesan sepele sampai permasalahan yang fatal sekalipun bisa saja terjadi. Permasalahan pun juga tidak hanya terjadi dalam meeting yang kecil antar individu, namun juga terjadi para rapat-rapat besar yang melibatkan berbagai pihak profesional dalam jumlah yang cukup besar.

Nah, selaku pemimpin rapat, yuk perhatikan berbagai permasalahan yang sering terjadi saat rapat dan bagaimana cara menyelesaikannya!

Peserta yang tidak mengetahui agenda

Entah dengan alasan sibuk, baru selesai meeting, belum sempat cek email, dan berbagai alasan yang lainnya, tetap saja, peserta yang tidak mengetahui agenda rapat sangat merupakan bagian dari permasalahan dari setiap rapat yang sering terjadi. Biasanya, entah karena memang benar-benar belum sempat atau terkadang peserta tersebut merasa tidak dituntut untuk berkontribusi dalam rapat tersebut atau merasa hanya sebagai pendengar di dalam rapat yang menjadikannya kurang aktif dan acuh terhadap agenda rapat yang akan didatanginya.

Nah, saat Anda mengalami situasi di mana peserta tidak mengetahui agenda rapat, tindakan preventif yang bisa dilakukan adalah mengirim e-mail blast satu jam sebelum rapat sebagai reminder dan juga mengirimkan kembali agenda rapat yang akan dibahas nanti. Selain itu, Anda juga bisa meminta para peserta untuk berkumpul 10-15 menit sebelum waktunya dan menunjukan agenda rapat di dalam presentasi sambil menunggu waktu rapat tiba. Jadi, meskipun mereka belum membaca agenda yang sudah dikiirmkan lewat email, paling tidak mereka bisa membacanya secara selintas di slide tersebut. Gunanya meminta mereka untuk stand by 15 menit sebelum rapat dimulai adalah untuk memberikan waktu kepada mereka mempersiapkan diri dengan agenda tersebut sebelum rapat dimulai.

Peserta yang terlambat

Sudah menjadi tradisi orang Indonesia untuk datang terlambat, bukan hanya untuk pertemuan kasual dengan teman saja, terkadang rapat pun juga seringkali dimulai dengan terlambat hanya karena satu dua orang yang belum datang. Bukan hanya itu, kedatangan orang yang tiba-tiba di tengah rapat juga merupakan suatu gangguan yang menyita konsentrasi dan fokus para anggota yang sudah hadir.

Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa mengatasinya dengan langsung mengunci pintu tepat pada waktunya. Namun, untuk peraturan seperti ini, ada baiknya Anda beritahu terlebih dahulu sebelum rapat agar setiap orang sudah melakukan tindakan preventif untuk tidak datang terlambat. Selain itu, Anda juga bisa memberlakukan peraturan bahwa orang yang terlambat harus bisa mengajukan ide, kritik atau bahkan saran terhadap materi yang disampaikan menjelang rapat selesai. Dengan peraturan yang diberlakukan tersebut, setiap orang pasti akan lebih disiplin untuk mengatur dirinya agar lebih tepat waktu lagi dan tidak menyepelekan waktu rapat tersebut.

Peserta yang tidak hadir

Terkadang, meski undangan meeting sudah disebarkan beberapa hari sebelumnya, masih ada saja pihak-pihak yang berhalangan hadir dapat rapat tersebut, entah karena urusan meeting atau dengan alasan yang lainnya. Nah, untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa membuka conference call untuk para peserta yang tidak bisa hadir agar tetap bisa mengikuti pembahasan tersebut. Tentunya, dengan penawaran conference call ini Anda harus stand by laptop dan juga video cam untuk memberikan kesempatan para peserta yang berhalangan hadir dan karena hal ini merupakan alternatif yang baik bagi mereka yang berhalangan hadir, pastikan para peserta lain tidak menggunakan kesempatan ini untuk menyepelekan kehadiran saat rapat. Tentu saja, kehadiran di dalam ruangan merupakan hal yang penting.

Peserta yang mengantuk

Rapat yang dilakukan pada siang hari atau sore hari menjelang waktu pulang kantor merupakan waktu rapat yang kurang efektif karena rata-rata para peserta sudah mulai mengantuk dan kurang fokus. Nah, untuk membuat suasana rapat menjadi lebih nyaman dan enjoy, Anda bisa menyiasatinya dengan menyediakan snack dan kopi bagi para peserta untuk menghindari rasa kantuk yang melanda saat rapat tersebut. Tentunya, melihat seorang peserta yang menguap di tengah rapat merupakan hal yang tidak menyenangkan dan bisa mengganggu konsentrasi peserta yang lainnya.

Rapat yang pasif

Rapat yang pasif pasti menghasilkan rapat yang membosankan. Rapat yang membosankan pasti tidak akan menghasilkan hasil yang maksimal. Biasanya, rapat yang pasif biasanya dihadirkan karena pembawaan pembicara yang sedikit kaku dan monoton. Anda bisa menyiasati rapat agar tidak terlalu membosankan adalah dengan menyediakan berbagai video-video atau visual yang merepresentasikan materi yang akan disampaikan. Pada dasarnya, tujuan meeting adalah membahas suatu hal untuk mencapai kesepakatan, bukan hanya menyampaikan materi tanpa peduli bahwa para peserta sudah menerimanya dengan baik. Jadi, membawa presentasi dengan gaya yang santai dan menyenangkan merupakan tugas setiap pembicara.

Selain itu, untuk mengatasi rapat yang pasif, Anda bisa menyiasatinya dengan membuatkan sebuah tim diskusi untuk membahas berbagai materi yang sedang berlangsung. Misalnya, setelah presentasi selesai, buatlah tim dari para peserta dan buatlah mereka membahas materi yang sudah ditentukan sebelumnya. Nah, selain membantu Anda untuk mengumpulkan ide dan masukan dari setiap orang, hal ini juga akan meminimalisir rapat yang pasif dengan tujuan untuk membuat setiap orang berbicara dan mengeluarkan pendapatnya.

Rapat yang belum selesai sampai waktu pulang

Agenda rapat biasanya sudah ditentukan dengan jadwal dan juga durasi. Namun sayangnya, sebagian besar rapat kurang bisa berjalan sesuai dengan jadwal, terutama karena materi dan pembahasan yang belum selesai. Hal ini biasanya sangat mengganggu terutama saat rapat diadakan di siang hari menjelang sore hari yang membuat para peserta sudah gelisah karena keinginan untuk pulang namun rapat yang belum selesai. Pasalnya, mempertahankan para peserta untuk tetap bergabung dalam rapat tidaklah efektif karena kehilangan konsentrasi. Solusinya adalah menghentikan rapat sebelum jam pulang dan membiarkan materi yang belum selesai untuk masuk ke dalam “parking lot“. Parking lot ini berfungsi untuk mencatat berbagai topik yang masih belum selesai dibahas. Mintalah mereka untuk mencatat dan memikirkan kembali topik di parking lot tersebut dan lanjutkan rapat keesokan harinya dengan ide yang lebih segar. Untuk membuatnya lebih efektif, tak ada salahnya untuk meminta setiap orang berkontribusi untuk memberikan pendapat saat rapat keesokan harinya.

Nah, itu dia berbagai cara mengatasi masalah dalam rapat yang bisa Anda aplikasikan untuk rapat selanjutnya. Perlu diperhatikan bahwa keefektivitasan sangatlah penting, oleh karena itu pastikan Anda efektif waktu, materi dan juga tujuan dalam rapat itu sendiri.

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!