4 Tips Memilih Ruang Meeting yang Sesuai Kebutuhan

Dalam memilih ruang meeting, sebaiknya Anda tidak hanya berpatokan kepada harga dan juga lokasi, namun juga fasilitas dan juga penawaran yang diberikan. Untuk membantu Anda dalam menentukan pemilihan ruang meeting, berikut XWORK berikan tips memilih ruang meeting sesuai dengan kebutuhan Anda.

1. Pastikan koneksi WIFI sesuai dengan kebutuhan

Untuk kebutuhan rapat dengan kapasitas peserta yang cukup kecil mungkin kecepatan koneksi WIFI bukanlah hal yang terlalu menjadi masalah. Namun, jika ruangan tersebut Anda gunakan untuk presentasi dalam jumlah besar, press conference, review tahunan atau bahkan conference call yang menuntut Anda untuk mendapatkan koneksi WIFI yang cepat, tentunya Anda harus memikirkan kembali WIFI dari ruangan tersebut, apakah bisa memenuhi kebutuhan Anda untuk menghindari adanya kesalahan teknis pada saat berlangsungnya kegiatan. Tentunya, untuk conference call atau bahkan mengunduh atau mengunggah file yang berukuran besar, Anda membutuhkan ruang meeting yang menyediakan kapasitas WIFI yang juga sepadan.

2. Lebar layar proyektor juga harus sesuai dengan kapasitas ruangan

Hal ini sangat penting diperhatikan untuk Anda yang mencari ruang meeting untuk kapasitas ruang besar. Misalnya, untuk press conference ataupun pelatihan karyawan dalam jumlah besar. Untuk kapasitas peserta yang banyak dan juga ruangan yang besar, pastikan lebay layar LCD ataupun proyektor juga terjangkau hingga ke belakang. Jangan sampai, layar tersebut hanya terlihat untuk orang-orang yang duduk di depan. Akan lebih baik jika ruangan tersebut menyediakan fasilitas beberapa layar proyektor yang dapat Anda letakan di bagian belakang agar semua peserta bisa melihatnya dengan baik.

3. Untuk pemakaian dalam waktu yang lama, pikirkan mengenai konsumsi

Pelatihan dan juga review tahunan pasti membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu, pastikan ruangan meeting yang hendak Anda sewa memudahkan Anda dalam mengurus masalah konsumsi. Akan lebih baik jika ruangan tersebut sudah menyediakan berbagai menu makanan yang dapat Anda sewa sekaligus paket dengan ruangannya. Namun, jika ruangan tersebut tidak menyediakan menu makanan, Anda patut mempertanyakan apakah Anda boleh membawa makanan dari luar atau tidak.

4. Perhatikan privasi ruangan

Dalam kegiatan meeting penting, ruangan yang terjaga privasinya tentulah yang Anda butuhkan. Saat sedang mencari ruang meeting, Anda perlu memperhatikan apakah ruangan tersebut terlalu terbuka, atau bahkan terletak di pojok sehingga sudah terjaga privasinya? Akan lebih baik pula jika ruangan tersebut memang benar-benar tertutup, hanya menyisakan jendela yang menghadap ke pemandangan kota. Tentunya, Anda tak mau meeting dengan tidak nyaman karena merasa berada di ruangan yang tidak terlalu private untuk membicarakan hal penting kantor.

Untuk Anda yang masih kesulitan untuk menemukan ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android.