3 Meeting yang Perlu Dilakukan Semua Organisasi

One-size-fits-all bukanlah strategi yang tepat dalam melakukan meeting di organisasi anda. Cara melakukan meeting harus disesuaikan dengan frekuensi, durasi dan isi dari pembicaraan meeting. Semakin sesuai meeting yang anda lakukan, maka semakin sukses juga organisasi anda. Artikel 3 Meeting yang perlu dilakukan semua organisasi ini akan membahas berdasarkan organisasi yang sukses, yang pada umumnya memiliki 3 macam meeting:

1. Meeting operasional yang dilakukan mingguan

Meeting operasional bertujuan untuk memastikan semua department berjalan dengan lancar. Umumnya meeting ini membahas hal-hal yang menjadi kendala di lapangan, membutuhkan diskusi dan solusi tindakan segera (misalnya, kendala di konfirmasi booking ke customer).

Untuk yang sifatnya mingguan ini, anda harus sangat jelas dengan objektif dari meeting, jangan biarkan topik lain masuk ke agenda meeting. Semua anggota meeting harus mendapatkan informasi yang up-to-date sehingga mereka bisa menjalankan departmen mereka dengan baik. Pemimpin organisasi juga mampu menemukan masalah-masalah dari berbagai departmen, mengarahkan tim sesuai dengan tindakan yang akan diambil, dan membagi tugas yang jelas kepada setiap orang yang bersangkutan.

Mulailah meeting dengan tujuan dan topik-topik yang akan dibahas. Kemudian, pastikan juga anda membahas kendala yang dialami setiap departmen dan prioritas yang perlu diselesaikan segera. Kumpulkan masalah yang membutuhkan diskusi bersama. Setelah itu, buatlah prioritas masalah yang perlu dibahas dan jadikan itu agenda meeting hari itu. Ambillah keputusan dan pastikan ada tindakan yang bisa diambil dari hasil pembicaraan.

Buatlah batas waktu untuk meeting anda. Gunakan 10% waktu yang tersisa untuk membahas tindakan yang akan dilakukan, mengumpulkan topik yang akan dibahas minggu depan dan menyatukan hasil pembicaraan. Disiplin dari langkah akhir ini akan menentukan hasil eksekusi tim anda.

2. Meeting membangun sayap usaha yang dilakukan bulanan

Selain membahas detail operasional, anda dan tim anda perlu meluangkan waktu untuk membangun sayap usaha. Tujuan dari meeting ini adalah melihat peluang untuk meningkatkan kinerja atau kapasitas tim, membahas kendala yang menghambat eksekusi tim, dan monitor progres. Contohnya: untuk usaha pabrik manufaktur, meeting ini cocok digunakan untuk mengenalkan lini usaha baru atau adopsi sistem manajemen yang baru.

Kunci keberhasilan dari meeting ini adalah persiapan yang matang. Pertama, siapkan agenda yang jelas dengan topik pembahasan, person-in-charge, dan apa yang harus dicapai (misalnya masalah, solusi dan keputusan, dsb). Saya merekomendasikan anda untuk menunjuk satu orang aggota tim untuk membahas setiap topik. Buat orang tersebut bertanggung jawab untuk kualitas diskusi, termasuk mengumpulkan fakta dan informasi yang diperlukan untuk mendukung diskusi yang efektif.

Mulailah dengan mengumpulkan aspirasi dan ide-ide tim. Berbeda dengan meeting operasional,  diskusi ini lebih mengarah ke prioritias jangka menengah dan panjang, peluang, dan kendala. Setelah semua aspirasi dituang, bahas proyek yang sedang berjalan, berhenti hanya pada saat membahas kendala yang membutuhkan pandangan tim. Setelah itu, luangkan waktu untuk membahas performa anggota tim atau budget yang baru.

Setelah semua pembahasan selesai dilakukan, sisa waktu yang ada bisa digunakan untuk membahas apa yang bisa dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja setiap department. Topik bisa termasuk bagaimana cara meningkatkan akurasi prediksi kita, bagaimana cara meningkatkan kepuasan customer, atau bagaimana mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melayani customer. Meeting seperti ini sangat penting untuk dilakukan karena membuat organisasi semakin kuat. Terakhir, tutup dengan pembahasan langkah-langkah yang mau dilakukan dan pesan penting.

3. Meeting arahan strategi yang dilakukan setiap 2-6 bulan sekali

2-6 bulan sekali, anda perlu melihat ke atas dan mengevaluasi strategi anda. Ini adalah meeting yang panjang dan membutuhkan banyak pemikiran. Meeting ini lebih membahas ke mana organisasi anda mau bergerak. Tujuan meeting ini juga untuk melihat dampak eksternal yang berpotensi untuk mempengaruhi organisasi, monitor indikator performa jangka panjang, dan bagaimana mencapai goal atau visi organisasi

Meeting strategi sifatnya lebih untuk mengerahkan pemikiran tim. Mulailah dengan membahas kesehatan dari bisnis anda. Apakah ada penurunan di magin anda? Apakah standard operasional sudah menurun? Bagaimana posisi pertumbuhan bisnis anda? Pada akhirnya anda perlu menilai apakah pertumbuhan yang anda alami ini cukup baik atau bisa terus meningkat.

Gunakan ruang meeting private dengan fasilitas yang menunjang

Apabila anda membutuhkan ruang meeting private di Jakarta, silahkan gunakan aplikasi XWORK. XWORK memiliki 200 pilihan ruang meeting private yang dapat disewa per jam, dengan harga terjangkau (dimulai dari Rp 50,000 per jam), yang tersebar di Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, dan Balikpapan. XWORK dapat digunakan untuk meeting strategi, meeting bulanan dan meeting operasional mingguan. Ruangan meeting dapat dibook dengan kurang dari 1 menit melalui website www.xwork.id atau denganaplikasi Android atau Aplikasi iOS. Gunakan XWORK untuk meeting anda selanjutnya.

Klik gambar dibawah ini dan download XWORK segera !