Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam sebuah meeting atau rapat. Seperti seorang pembicara yang pastinya bertanggung jawab untuk mempersiapkan materi, memahami dan juga mendalami materi tersebut serta mengatur strategi untuk menyampaikannya dengan jelas dan lengkap kepada para peserta rapat atau sama halnya dengan notulen yang harus mencatat setiap pembahasan dalam meeting, sekertaris juga memiliki tugasnya sendiri dalam setiap meeting.

Untuk Anda yang baru menjabat sebagai sekertaris, ini dia beberapa tugas dan hal yang harus Anda lakukan dalam meeting.

Sebelum Rapat

Tentunya, setiap pihak yang terlibat dalam sebuah rapat harus memberikan kontribusi dan juga mempersiapkan diri dari sebelum rapat dimulai. Ini dia beberapa tugas yang harus dilakukan sekertaris sebelum mengadakan rapat.

Konsultasikan dengan pemimpin rapat

Untuk memastikan bahwa semua agenda rapat berjalan dengan baik, pastikan Anda sudah berkonsultasi terlebih dahulu dengan pemimpin rapat mengenai berbagai hal yang ingin dibahas dalam meeting kali itu. Pastikan agenda dan materi yang ditetapkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan juga objektif rapat tersebut.

Menyiapkan tempat

Salah satu tugas sekertaris dalam mempersiapkan rapat adalah mencari ruangan rapat yang akan digunakan. Anda bisa mengadakan rapat di ruang meeting di kantor atau bisa juga mengadakannya dengan menyewa ruangan di gedung perkantoran atau bahkan di ruangan hotel. Hal tersebut menjadi tugas sekertaris yang tentunya sudah disesuaikan dengan buget dan juga kebutuhan perusahaan Anda. Mulai dari riset, mempertimbangkan berbagai fasilitas dan juga pilihan ruangan yang ada sampai pemilihan keputusan pastinya masih menjadi bagian dari tanggung jawab Anda.

Menyiapkan akomodasi

Jika Anda mengundang pihak luar kantor untuk ikut dalam rapat tersebut, pastikan Anda telah menyiapkan akomodasi pihak tersebut untuk ke dan dari venue tersebut, terlebih lagi jika pihak tersebut merupakan pihak yang berpengaruh atau pihak penting di suatu perusahaan. Merupakan hal yang penting bahwa Anda telah menyiapkan semuanya dengan maksimal dan juga terperinci.

Memastikan semua pembicara tidak berhalangan hadir

Rapat yang berjalan dengan baik pastilah rapat yang berjalan sesuai dengan rencana dan juga agenda yang telah dipersiapkan dengan matang. Oleh karena itu, merupakan tugas Anda untuk memastikan bahwa semua pembicara, presenter atau bahkan pihak penting yang memegang peranan penting dalam rapat tersebut tidak berhalangan hadir sehingga rapat tetap berjalan sesuai dengan rencana.

Menyiapkan berkas yang diperlukan

Biasanya, ada beberapa rapat yang akan memberikan atau menyebarkan materi kepada para peserta rapat yang lainnya. Nah, mengumpulkan beragam materi dari beberapa pembicara dan juga menyiapkan kopi dari berkas atau materi tersebut merupakan tugas sang sekertaris yang harus dilakukan sebelum mengadakan rapat. Menyebarkan dan memastikan bahwa setiap anggota rapat telah menerima materi tersebut juga merupakan tugas sekertaris.

Memastikan laporan terakhir sebelum mengadakan rapat

Terkadang, ada beberapa perubahan yang terjadi di waktu terakhir sebelum rapat dimulai. Nah, hal tersebut merupakan tugas Anda sebagai sekertaris untuk meng-handle perubahan tersebut dan juga menerima atau menolak perubahan tersebut yang tentunya telah dipertimbangkan dan didiskusikan dengan pemimpin rapat.

Melakukan briefing terhadap semua pembicara

Setiap pembicara pasti sudah ahli dalam materinya masing-masing, terlebih lagi pembicara senior dalam perusahaan tersebut. Namun, sudah menjadi bagian dari tugas Anda untuk menjelaskan secara singkat kepada para pembicara mengenai agenda, materi dan juga durasi yang diberikan untuk melakukan presentasi tersebut. Tak ada salahnya juga untuk menjelaskan secara singkat mengenai peserta rapat tersebut agar sang pembicara dapat menyesuaikan diri.

Saat Rapat

Tidak hanya berhenti pada persiapan, namun pada dasarnya, saat rapat berjalan pun seorang sekertaris memegang peranan penting dan juga harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua hal dan agenda telah berjalan dengan baik. Ini dia beberapa hal yang harus Anda lakukan.

Datang tepat waktu

Seorang sekertaris merupakan orang yang bertanggung jawab dan memastikan bahwa kegiatan rapat berjalan dengan lancar. Jadi, sudah merupakan tanggung jawab dan kewajiban Anda untuk datang tepat waktu ke venue untuk memastikan bahwa ruangan, perlengkapan dan juga semua kebutuhan sudah siap untuk dipakai. Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa semua alat-alat presentasi dan materi presentasi sudah siap untuk ditampilkan atau dibagikan.

Mencatat hasil meeting

Biasanya, di setiap meeting memang sudah ditunjuk satu orang yang harus mencatat semua pembahasan dan juga hasil dari rapat tersebut. Namun, sebagai sekertaris dan sebagai orang yang mengetahui banyak mengenai rapat ini, ada baiknya Anda mencatat hasil-hasil rapat secara garis besar untuk menjadi catatan pribadi Anda dan juga menjadi catatan tambahan untuk melengkapi yang kurang.

Memastikan semua pembicara telah membahas agenda yang telah ditentukan

Saat rapat sedang berlangsung, sebagai seorang sekertaris Anda tak boleh memalingkan perhatikan kepada agenda dan juga materi yang telah disiapkan. Tugas Anda lah untuk memastikan bahwa setiap pembicara atau presenter telah menampilkan dan menjelaskan berbagai materi sesuai dengan agenda dan memastikan bahwa setiap presenter tidak memberikan presentasi di luar agenda yang telah disiapkan.

Sudah menjadi tugas dan tanggung jawab dan juga hak Anda untuk mengingatkan, menegur atau bahkan menghentikan pembicara yang keluar dari konteks atau materi yang telah ditetapkan atau bahkan telah melewati durasi waktu yang telah ditentukan.

Setelah rapat

Tidak hanya berhenti saat rapat telah selesai, namun pada dasarnya, tugas sekertaris baru selesai setelah menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya yang masih harus dilakukan setelah rapat. Nah, ini dia beberapa hal yang masih harus Anda lakukan setelah rapat.

Menyiapkan draft kesimpulan

Setelah meeting, biasanya setiap peseta akan dikirimkan hasil akhir dari rapat tersebut. Nah, tentulah hal tersebut yang menjadi tugas Anda sebagai sekertaris. Anda harus mencatat dan juga memberikan draft kesimpulan berdasarkan rapat yang telah dilakukan tersebut. Namun, sebelum Anda menyebarkannya, pastikanlah Anda telah meminta persetujuan dari pemimpin rapat, pembicara dan juga pihak-pihak senior dari rapat tersebut.

Follow up keputusan dari setiap pihak yang relevan

Dalam setiap rapat pastinya akan menghasilkan keputusan yang sudah disepakati bersama. Namun terkadang, keputusan tersebut masih menggantung karena harus mendapatkan persetujuan dari orang-orang yang bersangkutan. Nah, hal tersebut menjadi tugas Anda untuk memberikan notifikasi dan juga mem-follow up pihak-pihak yang relevan tersebut untuk memberikan keputusan yang signifikan terhadap materi dan juga hasil rapat yang telah disepakati bersama.

Sebagai sekertaris yang professional dan bertanggung jawab, ada baiknya Anda mengikuti dan juga telah menjalankan berbagai hal di atas.

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android.