8 Cara Membuat Agenda Meeting yang Efektif

Kita mungkin pernah berpartisipasi di dalam sebuah meeting tidak direncanakan, orang-orang tidak bisa fokus, dan topik yang dibahas banyak membuang waktu. Masalah ini umumnya dialami karena kurangnya persiapan untuk agenda meeting. Agenda meeting yang baik akan membantu peserta untuk lebih siap, menggunakan waktu dengan efisien, membahas topik yang sesuai dan memudahkan diskusi dalam meeting. Apabila pembicaraan meeting mulai tidak sesuai, agenda meeting yang didesain dengan baik akan meningkatkan kemampuan tim untuk dengan cepat kembali ke topik utama.

Ini adalah beberapa tips untuk membuat agenda meeting yang efektif. Tips ini bisa digunakan untuk meeting per jam maupun harian. Dari grup 4 orang hingga 40 orang.

1. Pilih topik utama yang mempengaruhi seluruh tim

Meeting tim itu mahal dan sulit untuk dilakukan karena berkaitan dengan semua bagian organisasi. Gunakan kesempatan ini hanya untuk membahas dan membuat keputusan yang berdampak ke seluruh bagian dari tim dan perlu kontribusi semua untuk membuat keputusan. Hal ini dilakukan karena organisasi saling bergantung (interdependent) satu sama lain. Kemudian, setiap anggota memiliki kebutuhan untuk informasi yang berbeda. Misalnya: apa prioritas perusahaan kita 1 bulan ke depan? Bagaimana kita bisa meningkatkan customer service kita secara keseluruhan? Apabila meeting tidak membahas sesuatu yang mempengaruhi seluruh tim, maka anggota yang tidak berkepentingan hadir akan bosan dan tidak menghargai waktu meeting.

2. Minta pendapat dari anggota tim

Pastikan kalau topik yang mau dibahas itu sesuai dengan kebutuhan tim. Minta suggestion dari anggota tim anda termasuk dengan alasan kenapa topik ini penting untuk dibahas.

3. Catat tujuan dari pembahasan satu topic. Apakah itu untuk membagi informasi, meminta pendapat untuk membuat keputusan atau membuat keputusan bersama?

Apabila tim berpikir bahwa tujuan dari pembahasan meeting adalah membuat keputusan bersama, namun anda hannya meminta input masukan dari mereka, semua anggota tim akan merasa frustrasi pada akhir pembahasan. Untuk topik yang sifatnya untuk membagikan informasi, lebih baik dibagikan di awal meeting. Untuk topik yang sifatnya untuk membuat keputusan bersama, buat aturan dari membuat keputusan ini. Misalnya, ambil keputusan dengan konsensus mayoritas voting. “Apabila dalam 1 jam tidak bisa membuat konsensus voting, maka saya akan membuat keputusan berdasarkan diskusi kita, dan saya akan jelaskan alasan saya untuk mengambil keputusan tersebut.”

4. Estimasi waktu pembahasan untuk setiap topik

Hitung berapa banyak waktu yang diperlukan tim untuk membahas sebuah topik, menjawab pertanyaan, membahas pandangan yang berbeda, membuat solusi dan menyetujui dengan keputusan yang diambil. Pemimpin biasanya underestimate waktu yang dibutuhkan untuk membahas.

5. Tunjuk siapa yang bertanggung jawab untuk memimpin setiap topik pembicaraan

Biasanya orang yang berbeda perlu untuk mempimpin sebuah topik pembicaraan. Orang yang bersangkutan bisa membahas detail topik, menjelaskan data, atau menceritakan tanggung jawab organisasi terhadap topik terkait. Menunjuk orang yang in-charge untuk tiap agenda membuat orang tersebut bisa melakukan persiapan sebelum meeting dilakukan.

6. Jelaskan persiapan apa yang perlu dilakukan setiap anggota tim untuk meeting ini

Bagikan agenda meeting beberapa saat sebelum meeting dilakukan sehingga semua tim bisa membaca materi dan mempersiapkan pemikiran mereka sebelumnya.

7. Sudahi meeting dengan evaluasi bersama

Jika tim anda meeting secara regular, tanyakan ke mereka: Apa yang sudah kita lakukan dengan baik? Apa yang mau kita lakukan berbeda di meeting berikutnya? Bahas 5-10 menit hal ini dengan tim akan membuat tim lebih efektif, meningkatkan relasi hubungan kerja, dan kepuasan anggota tim.

8. Gunakan private ruang meeting dengan fasilitas yang menunjang

Apabila anda membutuhkan ruang meeting private di Jakarta, silahkan gunakan aplikasi XWORK. XWORK memiliki 200 pilihan ruang meeting private yang dapat disewa per jam, dengan harga terjangkau (dimulai dari Rp 50,000 per jam), yang tersebar di Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, dan Balikpapan. XWORK dapat digunakan untuk internal meeting perusahaan, meeting dengan client, workshop, training, dan sebagainya. Siapa saja dapat menyewa ruangan meeting kurang dari 1 menit melalui website www.xwork.id atau dengan aplikasi Android atau Aplikasi iOS. Gunakan XWORK untuk meeting anda selanjutnya.

Klik gambar dibawah ini dan download XWORK segera !

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa dievaluasi untuk kinerja meeting tim:

1. Apakah agenda sudah diberikan kepada anggota sehingga mereka bisa melakukan persiapan?
2. Seberapa siap anggota tim untuk meeting?
3. Seberapa baik kita dalam mengestimasi durasi meeting?
4. Seberapa lama kita berdikusi dan mengambil keputusan?
5. Seberapa baik kita untuk tetap fokus dalam pembahasan topik (tidak keluar jalur)? Apakah tim saling mengingatkan apabila pembicaraan keluar dari topik?
6. Seberapa efektif hasil dari meeting tersebut?