5 Tips Mengoptimalkan Google Calendar untuk Pekerjaan

To do list, Trello, atau reminder biasanya menjadi hal-hal standar yang pasti dibutuhkan oleh berbagai karyawan. Hal tersebutlah yang berguna untuk memastikan bahwa para karyawan tersebut telah dan akan menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik dan tepat waktu.

Namun terkadang, dengan banyaknya aplikasi yang digunakan di komputer, laptop atau bahkan di handphone malah mengurangi efektifitas. Padahal, ada lho cara menyederhanakan semuanya, yaitu Google Calendar. Google Calendar ini mungkin memang cara kerjanya tidak sedetail Trello atau Asana, namun Google Calendar ini cukup efektif untuk Anda yang sibuk.

Yuk simak bagaimana cara mengoptimalkan Google Calendar untuk pekerjaan Anda.

Berbagi kalendar

Mungkin tidak seluruh karyawan membutuhkan fitur yang satu ini- berbagi kalendar. Namun, untuk Anda yang sering dan rutin berhubungan dengan rekan tim yang lainnya, berbagi kalendar adalah suatu hal yang penting yang akan memudahkan Anda. Google Calendar memberikan fasilitas berbagi kalendar untuk mengetahui kegiatan dan jadwal rekan kerja Anda. Salah satu fungsi berbagi kalendar yang paling dibutuhkan adalah saat sedang mengatur jadwal meeting, dibandingkan harus menanyakan rekan kerja Anda satu per satu, Anda bisa hanya melihat dari kalendar mereka dan menemukan jadwal kosong. Hal ini pastinya akan sangat berguna saat mengatur meeting dengan sang bos dengan jadwal yang padat.

Buat reminder

Dengan Google Calendar, rasanya Anda tidak perlu lagi untuk mengunduh aplikasi reminder. Google Calendar ini bisa menjadi reminder untuk to do list Anda. Yang terpenting, kuncinya adalah rajin-rajin update Google Calendar.

Jadikan undangan meeting

Untuk memastikan Anda dan rekan kerja Anda tidak ketinggalan atau lupa dengan jadwal meeting yang akan datang, Anda bisa mengundang rekan kerja Anda yang akan langsung terkoneksi dengan Google Calendar mereka. Beruntungnya lagi, Google Calendar akan mengirimkan sinyal notifikasi kepada handphone atau laptop Anda saat meeting tersebut akan berlangsung. Jadi, bisa menjadi salah satu cara mengantisipasi keterlambatan atau lupa.

Mengirimkan undangan meeting online

Google Calendar bisa terkoneksi langsung dengan Google Hangout. Dengan menggunakan Google Calendar, Anda bisa mengundang rekan kerja Anda untuk menghadiri meeting online melalui Google Hangout. Anda bisa langsung memasukkan link meeting ke dalam undangan tersebut. Mudah, kan?

Kirim attachment lebih mudah

Biasanya, saat meeting, ada dokumen yang harus dikirimkan kepada anggota rapat tersebut sebagai materi pembahasan. Dengan Google Calendar, Anda tidak perlu mengirimkan attachment lewat e-mail terpisah karena Anda bisa langsung mengunggah attachment di dalam undangan meeting tersebut. Hal ini juga akan mempermudah anggota meeting Anda untuk menemukan materi yang dibutuhkan.

Nah, itu dia beberapa tips mengoptimalkan penggunaan Google Calendar. Yuk optimalkan produktivitas kita!

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!

Image: pexels.com

Featured image: play.google.com