5 Tips Memudah Mencari Ruang Meeting Idaman

Di saat Anda ditugaskan kantor untuk mencari sebuah ruang meeting, bukan hal yang mustahil Anda bingung untuk menentukan pilihan Anda yang terbaik. Umumnya, sang orang keuangan hanya akan memberikan budget yang disediakan kantor dan setelahnya, Anda harus mengurusnya sendiri.

Untuk Anda yang sedang bingung, ini dia tips mudah mencari ruang meeting idaman.

1. Sesuaikan dengan budget

Hal pertama yang harus Anda lakukan saat mengunjungi website XWORK adalah menyortir daftar ruang meeting sesuai dengan budget yang diberikan oleh kantor Anda. Penyortiran budget tentunya akan sangat memudahkan Anda dalam melakukan pengambilan keputusan karena budget kantor merupakan suatu hal yang sudah telak dan tidak bisa diganggu gugat.

2.Sesuaikan dengan lokasi

Setelah mendapatkan beberapa ruangan yang sesuai dengan budget, Anda sortir ruangan meeting tersebut berdasarkan lokasi. Misalnya, Anda akan mengadakan meeting dengan semua karyawan kantor, pastikan Anda memilih ruangan yang juga tidak terlalu jauh lokasinya dari kantor. Namun, jika Anda mengadakan rapat dengan klien atau orang di luar kantor, pastikan Anda mengetahui kantor asal mereka dan usahakan untuk memilih lokasi yang ditengah-tengah untuk menghindari adanya keterlambatan dan juga hal-hal yang tidak diinginkan.

3. Bandingkan dengan peserta

Setelah Anda mendapatkan pilihan yang sesuai dengan keperluan, sekarang pertimbangkan kembali hal tersebut dengan peserta. Apakah mereka adalah para atasan Anda, calon karyawan baru, atau hanya rekan kerja di kantor? Kalau pesertanya merupakan para petinggi kantor, usahakan untuk mengadakan rapat di tempat yang cukup mewah, di hotel misalnya. Sesuaikan lokasi tersebut dengan peserta rapat Anda.

4. Pertimbangkan fasilitas

Selanjutnya, untuk kelancaran jalannya rapat, ada baiknya Anda mempertimbangkan kebutuhan rapat dan juga fasilitas ruang meeting yang diberikan. Misalnya, Anda hendak mengadakan conference meeting, pastikan ruangan tersebut memiliki koneksi internet yang cukup memadai, proyektor yang tersedia dan juga ruangan dengan pencahayaan yang cukup sehingga Anda bisa mengadakan kegiatan dengan lancar. Jika mereka tidak menyediakan fasilitas tersebut dengan gratis, namun pastikan bahwa mereka menyiapkan fasilitas tersebut jikalau tiba-tiba Anda membutuhkannya.

5. Bandingkan dengan ruang meeting sebelumnya

Hal terakhir yang bisa Anda lakukan adalah membandingkan dengan ruang meeting sebelumnya. Misalnya, ruang meeting sebelumnya diadakan di hotel, tak ada salahnya juga untuk meeting selanjutnya Anda memilih di ruang meeting hotel untuk mempermudah Anda dalam menentukan pilihan.

Sekarang, tak perlu khawatir lagi untuk menemukan ruang meeting sesuai dengan keinginan Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android.