7 Tips Sukses Mengatur Acara Buka Puasa Bersama Kantor

Dalam setiap waktu Ramadhan, biasanya setiap kantor mengadakan acara Buka Puasa Bersama atau Bukber di kantor. Tujuannya adalah untuk mendekatkan setiap karyawan satu per satu dan juga memberikan momen tersendiri untuk karyawan di kantor.

Biasanya, buka puasa bersama di kantor diadakan pada pertengahan Ramadhan hingga menjelang Lebaran. Ada yang menyelenggarakan buka puasa bersama di kantor dengan memesan makanan dan makan bersama-sama di kantor, ada pula yang lebih memilih untuk menyewa ruang acara untuk mengadakan buka puasa bersama, atau bahkan menyewa ruangan di hotel atau restoran.

Nah, untuk Anda yang akan mengadakan acara buka puasa bersama di kantor, yuk simak tips sukses mengatur acaranya berikut itu!

Bentuk panitia

Hal pertama yang tentunya harus dilakukan demi memperlancar kegiatan buka puasa bersama kantor adalah membentuk panitia. Usahakan untuk membentuk panitia dengan rata dari setiap divisi kantor Anda untuk dapat menyampaikan dan mewakilkan aspirasi dari setiap divisi yang ada di setiap kantor. Terlebih lagi, membentuk panitia yang terdiri dari beraneka ragam divisi pasti akan lebih menyatukan setiap divisi dan akan membangun kedekatan dan juga membuat acara yang lebih menarik lagi.

Dalam membentuk panitia, usahakan memilih pihak-pihak yang dapat diajak kerja sama, tentunya mereka yang bisa memberikan dan menerima pendapat, mereka yang sigap, mau membantu dan juga mereka yang sedikit waktu lemburnya di kantor. Tentunya, Anda tak akan mau mengganggu rekan kerja yang memiliki waktu lembur atau jam kerja yang lebih banyak mengingat tanggung jawabnya sudah cukup padat. Lebih baik, pilihlah rekan kerja yang kelihatannya masih bisa disibukkan dengan urusan buka puasa bersama kantor ini.

Usahakan juga untuk membentuk panitia dari jauh-jauh hari, bahkan dari awal bulan Ramadhan untuk mendapatkan jadwal dan juga kepastian acara sejak dini dan bisa mengumumkannya kepada karyawan lain untuk mem-book jadwal mereka masing-masing.

Tentukan tempat

Setelah membentuk panitia, pastikan Anda sudah merundingkan tempat yang akan digunakan untuk acara buka puasa bersama kantor ini. Ada beberapa pilihan tempat yang Anda bisa gunakan, yaitu ruangan di kantor, aula kantor, ruangan hotel ataupun di restoran. Untuk karyawan kantor yang bisa dibilang cukup banyak, rasanya membuat acara buka puasa bersama di kantor tidak mencukupi, mengingat ruangannya yang terbatas dan berlantai-lantai. Jika karyawan di kantor Anda cukup banyak, ada baiknya menyewa ruang aula di hotel, menggunakan aula di kantor atau menyewa tempat restoran khusus untuk acara buka puasa bersama kantor Anda.

Biasanya, salah satu kendala dan tantangan yang sering ditemukan dalam mengadakan acara buka puasa bersama di ruang kantor adalah ruangan kantor yang menjadi terlalu berantakan dan juga tidak efektif dalam bekerja menjelang dan sesudah acara buka puasa kantor tersebut. Terlebih lagi untuk jumlah karyawan yang banyak, bukan hal yang tidak mungkin bahwa ruangan kantor akan terlihat tidak karuan. Ada baiknya untuk menyewa ruangan hotel untuk Anda dengan budget yang cukup besar. Tentunya, dengan menyewa ruangan di hotel atau di restoran sekalipun, Anda tak perlu khawatir lagi untuk memesan makanan dari sana dan sini karena bisa langsung minta disediakan oleh pihak sewa ruangan atau restoran tersebut.

Pastikan pula Anda telah memesan ruangan hotel atau di restoran tersebut dari jauh-jauh hari untuk menghindari kepenuhan booking dan ketidaktersediaan tempat.

Buat acara yang menarik

Bukan hal yang tidak mungkin dalam acara buka puasa kantor tersebut, karyawan di kantor Anda akan berkumpul sesuai dengan divisinya masing-masing, terlebih lagi untuk acara buka puasa kantor dengan karyawan yang cukup banyak. Untuk memanfaatkan momen ini, Anda dan rekan-rekan panitia bisa mengurus acara yang menarik untuk mendekatkan setiap satu divisi dengan divisi yang lain, misalnya adalah dengan mengadakan game dengan membagi kelompok acak dan mencampurkan setiap divisi. Dengan begitu, antar divisi akan berkenalan satu sama lain. Hal ini sangat perlu dilakukan, terlebih lagi untuk perusahaan dengan karyawan yang cukup banyak dan ruangan yang berbeda lantai.

Atur waktu, selesai tak terlalu malam

Setelah seru dengan bermain games, ada baiknya untuk mempertimbangkan kembali waktu selesai acara tersebut. Di bulan Ramadhan ini pasti setiap umat Muslim ingin mendekatkan diri dengan melakukan ibadah. Oleh karena itu, usahakan untuk tidak menyelenggarakan acara dan selesai terlalu malam agar setiap karyawan tetap bisa mengikuti setiap acara sampai habis dan tetap bisa melaksanakan sholat Tarawih sepulang ke rumah tanpa merasa terlalu lelah. Terlebih lagi untuk mereka yang sudah berkeluarga dan harus menyiapkan makan sahur dini hari nanti.

Adakan di hari Jumat

Mengingat acara buka puasa kantor ini pastinya akan diadakan sampai malam dan tidak semua karyawan memiliki tempat tinggal yang dekat dari kantor atau lokasi acara buka puasa bersama ini, ada baiknya untuk mengadakan acara buka puasa bersama di hari Jumat. Di hari Jumat, biasanya setiap karyawan bisa merasa lebih santai untuk pulang sedikit lebih malam dari biasanya tanpa keesokan harinya harus bangun pagi dan kembali bekerja. Hal ini pastinya akan sangat bermanfaat dan juga efektif untuk kegiatan esok harinya. Biasanya, jika Anda mengadakan di tengah hari di waktu kerja, biasanya banyak pihak yang akan izin pulang lebih dulu dengan alasan takut terlalu lelah karena esok akan kembali bekerja. Jadi, lebih baik aturlah waktu di hari Jumat agar semuanya berkesempatan hadir.

Adakan di tengah bulan Ramadhan

Menjelang lebaran, biasanya para karyawan yang merantau di kota besar sudah mulai mengambil cuti untuk pulang ke kotanya masing-masing. Agar mengharapkan setiap karyawan bisa hadir, usahakan untuk mnegadakan acara buka puasa bersama ini di pertengahan bulan Ramadhan. Biasanya, di pertengahan bulan Ramadhan, orang-orang banyak yang masih beraktivitas di kantor, jadi berkemungkinan besar lebih banyak yang akan dihadir dibandingkan mengadakan acara buka puasa bersama di akhir Ramadhan atau menjelang lebaran.

Umumkan jauh-jauh hari

Sudah bukan hal asing lagi bahwa bulan Ramadhan merupakan waktu di mana setiap orang bersilaturahmi dengan mengadakan acara buka puasa bersama, mulai dari teman SD, teman SMP, teman SMA, teman kuliah, teman kerja dulu, keluarga dan masih banyak lagi. Untuk menghindari banyaknya karyawan yang berhalangan hadir karena sederet undangan acara buka puasa bersama pribadi, usahakan untuk mengatur dan mengumumkan ketetapan acara buka puasa bersama kantor ini dari jauh-jauh hari sebelum para karyawan sudah mengadakan janji dengan urusan pribadinya masing-masing. Tentunya, menjelang akhir Ramadhan, setiap orang pasti mendapatkan undangan buka puasa bersama yang lebih banyak lagi.

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK dan temukan ruang meeting idaman Anda!

All images: pexels.com