7 Tips Menggunakan Smartphone untuk Kerja yang Maksimal

Kalau dulu bekerja harus selalu dengan tatap muka dan juga meeting, sekarang bekerja menjadi lebih efisien karena ada banyak cara komunikasi yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan dan menyederhanakan permasalahan dan juga diskusi. Kalau memang Anda sedang berada di kantor, pasti komunikasi bisa lebih mudah dengan bertatap muka, namun beda halnya saat Anda sedang pergi ke luar untuk meeting atau sedang tidak masuk kerja. Nah, momen-momen tersebutlah di mana smartphone sangat berpengaruh dan berguna untuk menyelesaikan permasalahan Anda tersebut.

Penasaran bagaimana tips yang bisa Anda gunakan untuk memaksimalkan smartphone? Yuk simak tips berikut!

Slack

Image: get.slack.help

Sekarang ini, standar komunikasi setiap karyawan dalam perusahaan sudah bukan lagi lewat WhatsApp atau telepon seluler, namun sekarang ini biasanya setiap perusahaan sudah membuat standar bagi para pegawainya agar terbiasa menggunakan Slack untuk berkomunikasi antar karyawan, baik untuk pembicaraan yang kasual dan juga pembicaraan yang berhubungan dengan pekerjaan. Karena terlalu banyaknya media sosial dan juga media berkomunikasi, makanya biasanya setiap perusahaan menentukan satu jaringan komunikasi yang sama, yaitu Slack yang memudahkan Anda berkomunikasi dengan setiap karyawan dalam perusahaan tersebut. Nah, sekarang ini Slack tidak hanya bisa diakses lewat komputer atau laptop, namun juga bisa diunduh menggunakan smartphone. Biasanya, setiap perusahaan memberlakukan peraturan untuk aktif dan mudah dihubungi lewat Slack saat jam kantor. Jadi, agar lebih memudahkan Anda, pastikan Anda tidak ketinggalan satu atau dua hal dengan mengunduh Slack di smartphone.

Google Calendar

Image: chrome.google.com

Sering lupa jadwal meeting? Atau tidak sengaja mengatur jadwal yang double dalam satu waktu? Nah, solusinya adalah mengunduh Google Calendar dalam smartphone Anda. Tidak hanya diunduh, namun juga di-update setiap waktu, terlebih lagi saat pekerjaan Anda menuntut untuk berhubungan dengan banyak orang. Dengan meng-update jadwal Anda dalam Google Calendar, Anda dijamin tidak akan melewatkan hal-hal penting lagi, begitu juga dengan rekan kerja dan bos Anda yang selalu bisa mentracking di mana dan apa yang sedang Anda lakukan. Dengan mengunduh Google Calendar, Anda akan langsung mendapatkan notifikasi di handphone setiap kali harus melakukan suatu hal atau ada jadwal bertemu orang. Untuk memastikan tidak ada yang tertinggal, pastikan Anda mengaktifkan notifikasi dan juga alarm yang akan mengingatkan Anda di hari dan jam menjelang waktu tersebut.

Google Hangout

Image: chrome.google.com

Nah, yang satu ini sangat penting jika Anda bekerja untuk perusahaan multinasional yang menuntut Anda untuk berhubungan dengan karyawan regional setiap harinya. Biasanya, cara meeting yang paling mudah dan efektif adalah dengan menggunakan Google Hangout. Google Hangout ini biasanya langsung terkoneksi dengan akun email kantor Anda dan juga Google Calendar yang memudahkan Anda untuk mengatur jadwal. Nah, saat Anda terbatas dengan zona waktu yang berbeda atau saat Anda sedang tidak berada di kantor dan harus mobile, Anda tetap bisa mengikuti meeting tersebut lewat Google Hangout yang sudah Anda unduh di smartphone Anda. Yang terpenting, selalu siap sedia headset untuk memudahkan komunikasi Anda.

Google Drive

Image: extremetech.com

Kalau biasanya semua data pekerjaan disimpan dalam brankas, sekarang ini data pekerjaan lebih banyak diunduh dalam format online agar bisa diakses siapa saja dan kapan saja. Nah, sekarang waktunya memanfaatkan hal tersebut. Di saat Anda sedangt tidak berada di kantor namun harus mengakses suatu laporan atau pekerjaan, Anda bisa memanfaatkan Google Drive yang sudah Anda unduh di smartphone. Daripada harus mengunggah dan mengunduhnya di email, dengan menggunakan Google Drive Anda bisa lebih mudah dan efektif untuk melihat dokumen tersebut dan bisa memberikan respon dan tanggapannya langsung.

To Do List

Image: citrusbits.com

Bedanya, kalau Google Calendar sudah mengkurasi seluruh kebutuhan dan jadwal Anda. Kalau To Do List, di situlah tempat Anda mencatat berbagai kebutuhan dan hal-hal yang harus Anda lakukan dalam waktu dekat. Terkadang, tidak semua hal sudah diketahui tanggal dan jadwalnya, untuk hal-hal yang bersifat rencana namun penting, hendaknya masukanlah ke dalam To Do List Anda. Jadi, Anda tidak akan terlupa satu hal pun. Tinggal diakses lewat smartphone dan menandai hal-hal yang sudah selesai.

Scanner

Image: cnet.com

Hal yang satu ini paling sering ditemukan saat Anda bertemu dengan klien ataupun dengan rekan bisnis. Terkadang, pasti ada saatnya Anda mengatur jadwal meeting di luar kantor, bisa jadi di kedai kopi atau di restoran saat lunch meeting. Nah, pasa tempat-tempat tersebut biasanya tidak tersedia perlengkapan kantor, salah satunya scanner. Padahal, scanner merupakan salah satu perlengkapan kantor yang penting untuk menunjang pekerjaan Anda, terlebih lagi saat habis bertemu dengan klien atau partner kerja dan baru saja menghasilkan diskusi. Nah, daripada memfoto dokumen tersebut dengan kamera handphone, sekarang Anda bisa memanfaatkan smartphone Anda untuk scanning dokumen. Cara kerjanya hampir sama dengan foto lewat kamera handphone, namun bedanya, output yang dihasilkan oleh aplikasi ini berbentuk PDF dan layaknya scan dokumen pada umumnya, yang bisa langsung Anda distribusikan ke rekan-rekan di kantor.

Digital Sign

Image: ascertia.com

Sekarang, meminta tanda tangan untuk dokumen sederhana rasanya sudah tidak serumit dulu. Mungkin kalau dulu Anda harus mengatur jadwal dan bertemu dengan orang tertentu untuk meminta tanda tangannya, bisa jadi Anda langsung mendapatkan tanda tangannya, namun terkadang Anda harus menunggu dan mengantri. Nah, dengan Digital Sign, Anda bisa menyimpan tanda tangan Anda secara digital yang nantinya bisa langsung digunakan untuk menandatangani dokumen. Jadi, cara yang efektif adalah dengan meminta rekan kerja Anda di kantor untuk mengirimkan email atau mengunggah dokumen tersebut ke Google Drive yang selanjutnya bisa Anda unduh lewat smartphone dan ditandatangani saat itu pula dengan menggunakan digital sign yang sudah Anda simpan di smartphone. Tanpa harus bertatap muka, rekan Anda di kantor sudah bisa melanjutkan pekerjaannya. Efektif, bukan?

Nah, itu dia beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk menggunakan smartphone dengan lebih efektif. Di zaman digital dan modern ini, cobalah untuk memanfaatkan seluruh teknologi yang ada untuk kelancaran bekerja Anda. Dengan memanfaatkan teknologi yang ada di smartphone, Anda tidak akan terganggu lagi dengan masalah jarak dan juga waktu. Cobalah pula untuk mengajarkan dan menerapkan penggunaan smartphone yang efektif tersebut dengan rekan-rekan Anda di kantor. Selamat mencoba!

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!

Featured image: pexels.com