7 Cara Memastikan Anda Mengadakan Meeting yang Efektif

Pada dasarnya, meeting digunakan untuk membahas suatu hal atau permasalahan demi kebaikan perusahaan ke depannya. Namun, sayangnya, tidak semua meeting berjalan dengan baik dan malah mengakibatkan pembuangan waktu yang sia-sia.

Oleh karens itu, untuk memastikan bahwa Anda mengadakan meeting yang efektif dan tuntas, yuk perhatikan hal berikut.

1. Buatlah agenda

Sebuah rapat haruslah memiliki tujuan, mulai dari keputusan dan juga kesepakatan. Sebelum mengadakan meeting, pastikan terlebih dahulu Anda sudah memiliki agenda tentang apa-apa saja yang akan dibahas dan juga berbagai cabang dari permasalahan yang akan dibahas.

2. Berikan brief singkat sebelum meeting

Catatan mengenai agenda rapat hendaknya jangan disimpan sendiri, bagikan kepada peserta rapat lainnya agar mereka mengetahui topik yang akan dibahas. Bukan hanya Anda saja yang mempersiapkan materi, ada baiknya mereka juga mempersiapkan aspirasi dan juga inspirasi yang akan dibahas ke dalam forum.

3. Mulai tepat waktu

Untuk memastikan rapat berjalan efektif, pastikan terlebih dahulu bahwa Anda memulainya tepat waktu. Usahakan untuk menghimbau setiap orang untuk hadir tepat pada waktunya dan usahakan untuk sudah berada di ruang rapat beberapa menit sebelum waktunya agar peserta yang lain juga terajak untuk datang.

4. Pastikan semua peserta sudah hadir

Sebelum membuka rapat, pastikan bahwa semua peserta yang dibutuhkan sudah hadir ke dalam ruangan untuk memastikan tidak ada yang ketinggalan dan menyebabkan gangguan di tengah-tengah meeting.

5. Perhatikan durasi yang tepat

Meeting yang efektif tidak harus lama, yang terpenting adalah tersusun dengan rapih dan juga teratur dengan baik. Usahakan untuk tidak mengadakan rapat yang terlalu lama dan hindari melanjutkan rapat di waktu istirahat. Misalnya, saat jam makan siang rapat tersebut belum selesai, berikanlah jeda waktu untuk peserta Anda untuk makan siang. Jika tidak, konsentrasi di dalam rapatpun juga akan terganggu yang menyebabkan jalannya rapat Anda tidak maskimal.

6. Buatlah “parking lot”

Di setiap rapat, pasti ada berbagai hal yang tidak terbahas dengan maksimal. Oleh karena itu, untuk beberapa hal yang belum maksimal, ada baiknya letakan di “parking lot” yang menjadi tempat mengumpulkan topik yang harus dibahas di pertemuan selanjutnya.

7. Akhiri meeting dengan kesimpulan

Terakhir, setelah selesai membahas setiap topik yang dibutuhkan, pastikan Anda mengakhiri rapat dengan menjabarkan setiap kesimpulan untuk memastikan semuanya berada dalam keputusan yang sama dan memastikan semuana keputusan sudah benar.

Yuk pastikan setiap meeting Anda berjalan dengan lancar dan efektif!

All images: pexels.com