6 Tips Mendapatkan Ruang Kantor Pas Sesuai Kebutuhan

Mencari ruang kantor merupakan pertimbangan yang cukup berat dan juga harus dipikirkan secara matang bagi para start up dan juga perusahaan baru. Pasalnya, menyewa ruang kantor tidak semudah freelancer menyewa ruang kerja harian. Namun, menyewa ruang kantor yang umumnya sudah menggunakan kontrak bulanan atau bahkan tahunan ini pastinya berhubungan dengan budget dan juga mobilitas perusahaan.

Nah, untuk itu, agar Anda tidak menyesal di kemudian hari, pastikan Anda sudah mempertimbangkan dengan matang dan mengikuti tips berikut ini agar bisa mendapatkan ruang kantor yang pas sesuai kebutuhan.

Pertimbangkan lokasi dengan kebutuhan

Sebelum Anda mulai mencari ruang kantor, coba pikirkan dan pertimbangkan kembali, apa hal terpenting bagi perusahaan Anda dalam memilih ruang kantor? Misalnya, jika perusahaan Anda bergerak di bidang properti rumah dan membutuhkan space yang sangat besar untuk menjadi gudang dan tempat barang-barang, pastilah jawaban Anda bukan menyewa ruang kantor di pusat kota, kecuali Anda perusahaan dengan modal yang cukup banyak. Jika Anda membutuhkan space yang besar, mau tidak mau Anda harus melipir sedikit dari pusat Jakarta dan memilih ruang kantor dengan space yang besar namun dengan harga yang pas di kantong.

Namun, jika usaha atau perusahaan Anda bergerak di bagian penjualan fashion, misalnya Anda memproduksi pakaian terkini dan menjualnya juga secara offline, mau tidak mau Anda harus membuka kantor di bagian pusat Jakarta atau di daerah-daerah yang menjadi pusat berkumpulnya anak muda untuk memudahkan kantor atau store Anda mudah dikunjungi dan dapat menarik pembeli. Penting juga dalam pemilihan gedung dan lokasi yang strategis dan mudah ditemukan, karena Anda juga bisa mengandalkan orang-orang yang lewat untuk tertarik masuk dan melihat-lihat produk Anda. Jadi, jangan sampai Anda lupa dengan kebutuhan usaha tersebut.

Kendaraan umum? Terletak di titik kemacetan kah?

Berhubungan dengan lokasi, pertimbangkan juga mobilitas untuk tiba ke sana. Apakah merupakan titik kemacetan? Apakah mudah dijangkau dengan menggunakan transportasi umum? Pasalnya, jika tempat tersebut terletak di titik kemacetan, suatu saat Anda akan merasakan resahnya bertemu janji meeting namun terjebak di depan kantor yang sudah terjadi kemacetan. Jika memang kantor tersebut terletak di daerah kemacetan, paling tidak, pastikan tempat tersebut memiliki jalan alternatif yang bisa dilalui agar tidak menyulitkan Anda saat harus mobile dan dadakan.

Begitu juga dengan kendaraan umum. Ruang kantor yang terletak di daerah yang sulit dijangkau dengan menggunakan kendaraan umum pastinya menjadi pertimbangan berat bagi karyawan. Memang, meskipun sebagian besar orang Indonesia memiliki motor dan sudah banyak fasilitas transportasi online, namun kendaraan umum tetaplah yang menjadi favorit karena harganya yang pas di kantong.

Jadi, sebelum memastikan ruang kantor yang akan Anda sewa, pastikan terlebih dahulu Anda sudah mempertimbangkannya dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Tak hanya untuk kebutuhan bisnis dan perkembangan perusahaan itu sendiri, namun juga semua elemen di dalamnya, termasuk dengan karyawan-karyawan Anda ke depannya.

Ruangan yang tidak terlalu ngepas

Mungkin sekarang karyawan Anda masih bisa dalam hitungan jari. Namun, tentulah Anda menginginkan perkembangan yang pesat terhadap usaha ini. Jadi, baiknya, meskipun karyawan Anda masih terbilang cukup minim, usahakan untuk menyewa ruang kerja yang tidak terlalu ngepas, minimal cukup untuk dua atau bahkan tiga kali lipat karyawan yang telah Anda miliki sekarang ini agar Anda tidak merasa kesulitan saat pelonjakan perkembangan usaha dan menggandakan jumlah karyawan yang Anda miliki. Penting untuk diingat mengenai space tersebut, terutama untuk Anda yang menyewa ruang kerja secara tahunan. Fatal hukumnya jika dalam kurang dari satu tahun, mendadak Anda memiliki karyawan yang sudah cukup banyak namun tidak memiliki tempat untuk bekerja. Salah satu tips yang bisa Anda lakukan untuk menghindari hal tersebut adalah menyewa ruang kerja saat perusahaan Anda sudah cukup matang dan stabil dan terlihat perkembangannya dari waktu ke waktu jadi  Anda dapat memperkirakan kebutuhan karyawan dan juga space ruang kantor. Kalau memang terlihat masih naik turun, Coworking Space yang bisa disewa bulanan pastinya bisa menjadi alternatif yang tepat.

Biaya yang sudah termasuk dalam sewa

Bagi perusahaan baru, budget dan harga sewa pasti menjadi pertimbangan penting saat menyewa ruang kantor. Jadi, sebelum deal dan tanda tangan kontrak, pastikan terlebih dahulu bahwa Anda sudah yakin dan memastikan mengenai biaya yang sudah termasuk dan tidak termasuk dalam harga sewa tersebut. Coba tanyakan dengan jelas mengenai fasilitas WIFI, pajak dan bahkan listrik, biaya telepon, parkir dan juga OBE ruangan tersebut. Usahakan untuk mencatat dan mencantumkan semuanya dalam kontrak sewa tersebut untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan ke depannya. Bisa jadi, harga yang dicantumkan belum termasuk beragam fasilitas lainnya yang ternyata membuatnya lebih mahal dibandingka ruang kantor yang mematok harga lebih mahal namun sudah lengkap dengan fasilitasnya.

Jam operasional

Tidak semua gedung atau bangunan dibuka 24 jam untuk digunakan. Untuk Anda, perusahaan yang bergerak di bidang kreatif atau bahkan sering lembur dan masih aktif hingga larut malam, pastikan Anda telah menjamin hal tersebut kepada pengelola gedung sehingga Anda tetap bisa bekerja dengan maksimal tanpa jam operasional yang dibatasi. Terlebih lagi, adanya satpam atau staff yang selalu stand by 24 jam pastinya akan membuat ruang kantor Anda lebih nyaman dan juga aman.

Ruko atau gedung?

Ruang kantor memang menentukan kelas perusahaan tersebut. Namun, bukan berarti Anda harus memaksakan diri untuk menyewa ruang kantor di gedung perkantoran saat Anda sadar bahwa usaha tersebut masih belum cukup stabil. Tak ada salahnya lho untuk sewa ruang kantor di ruko atau bahkan Coworking Space. Yang terpenting bukannya gaya hidup, namun efektifitas dalam menggunakan space tersebut untuk meningkatkan dan mengembangkan bisnis yang sedang Anda jalani ini. Jadi, usahakan untuk memikirkan matang-matang kesiapan keuangan perusahaan untuk menyewa ruang kantor di gedung perkantoran.

Pasalnya, jika karyawan perusahaan Anda masih dalam kisaran 5-10 orang, Coworking Space atau apartemen menjadi alternatif yang pas untuk dilakukan. Namun, setelah itu, mungkin perlahan baru Anda bisa mencoba untuk berpindah ke ruang kantor di ruko-ruko. Janganlah terburu-buru menginginkan untuk memiliki ruang kantor di gedung perkantoran jika Anda belum merasa yakin dengan stabilitas perusahaan dan juga keuangan.

Jadi, oleh karena itu, yuk mulai sekarang lebih selektif dan juga pertimbangkan dengan matang sebelum menyewa ruang kantor agar tidak menemukan masalah di kemudian hari!

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android.