6 Tips Memulai Meeting yang Berbeda dan Menyenangkan

Kebanyakan karyawan atau orang-orang yang mendapat undangan meeting atau rapat pasti malas atau kurang bersemangat menyambutnya karena dinilai menengangkan, membuang-buang waktu dan juga terkadang meeting tidak menyelesaikan masalah yang malahan mengarahkan ke permasalahan yang lainnya. Belum lagi, bosan, lapar, ngantuk dan tidak fokus yang menjadi permasalahan yang seringkali ditemukan saat berjalannya rapat.

Untuk itu, yuk buat meeting menjadi suatu hal yang berbeda dengan memulainya dengan hal berikut!

Sediakan camilan

Kalau rapat secara formal yang diadakan perusahaan dengan pihak-pihak luar atau dengan vendor dan juga rekan kerja pasti selalu menyediakan kopi dan makan siang. Namun, bagaimana dengan rapat mingguan perusahaan dengan karyawan atau rekan satu timnya? Biasanya, untuk fasilitas camilan dan makan siang tidak diberikan karena dianggap rapat tersebut sudah menjadi bagian dari pekerjaan mereka masing-masing. Meskipun sepele, namun ternyata menyediakan camilan saat menyelenggarakan rapat merupakan suatu hal yang akan mengubah suasana dan juga mood para peserta meeting lho! Tidak perlu repot-repot memesan makan siang atau sarapan dari luar, cukup membeli beberapa snack dari minimarket di lobby atau ambil beberapa snack yang sudah selalu tersedia di pantry kantor Anda. Meskipun mereka bisa mengambil sendiri masing-masing, namun menyediakannya di ruang meeting pasti akan mencairkan suasana dan membuat semuanya lebih enjoy.

Pendekatan personal

Selaku pemimpin rapat, bukan berarti Anda tidak boleh datang duluan, melakukan pendekatan personal dengan tim Anda atau membuka obrolan singkat dan menyenangkan. Pemimpin rapat tidak selalu harus hadir tepat saat rapat akan dimulai. Anda bisa datang duluan dan menyapa tim Anda yang sudah stand by di ruangan tersebut dengan obrolan ringan yang dapat meningkatkan mood kedua pihak. Dengan begitu, peserta rapat tidak akan merasa bosan dan juga tegang menyambut rapat tersebut. Saat sudah melakukan pendekatan personal, pasti rapat akan berjalan dengan lebih menyenangkan.

Membuka pembicaraan ringan sebelum mulai rapat dengan peserta yang sudah hadir juga bisa menjadikan momen untuk menjaga mood mereka yang sudah hadir terlebih dahulu. Ada beberapa tim yang merasa, “duh, lama banget ya mulainya, bosan!” dan segala macamnya. Nah, untuk menjaga mood tersebut, Anda bisa mengajaknya mengobrol dan mengalihkan pembicaraan. Obrolan yang seru terbukti bisa meningkatkan mood keduanya juga lho!

Alihkan pembicaraan

Saat semuanya sudah berkumpul di meja rapat tersebut, Anda memiliki pilihan untuk memulai rapat dengan mengalihkan pembicaraan yang Anda yakini akan menarik perhatian setiap peserta rapat di ruangan tersebut. Dengan mengalihkan pembicaraan dan membuat kedua pihak sudah terlarut dalam obrolan tersebut, selanjutnya akan memudahkan Anda untuk mengarahkan mereka untuk fokus dan berkonsentrasi terhadap topik dan pembahasan yang akan diulas dalam rapat tersebut. Dengan larut dalam obrolan yang sudah menyenangkan tersebut, setiap peserta rapat pun juga akan merasa nyaman dan good mood.

Ingatkan secara santai

Biasanya, pemimpin rapat yang membosankan akan berada di ruang rapat tepat sebelum rapat dimulai. Untuk membuat sebuah rapat yang menyenangkan, Anda bisa memilih untuk menjadi pemimpin yang menyenangkan pula, misalnya saat Anda berjalan ke ruang rapat, Anda bisa dengan santai dan dibawa dengan sedikit bercandaan untuk mengingatkan teman Anda bahwa rapat akan segera dimulai. Dengan begitu, tim Anda akan merasa bahwa mereka tidak boleh mengulur waktu untuk berada di ruang rapat tersebut di luar dari kesibukan apapun yang sedang mereka kerjakan.

Sediakan slide menarik

Memang tidak semua presentasi atau rapat dibumbui dengan slide-slide yang akan ditampilkan kepada tim yang lainnya. Namun, jika Anda menyelenggarakan rapat yang disertai dengan slide, jangan lupa selipkan slide yang lucu dan menarik. Di luar topik serius yang akan Anda sampaikan, pasti ada celah untuk memberikan lelucon lucu yang bisa meningkatkan konsentrasi dan juga mood para peserta rapat. Biasanya, menyediakan slide lucu dan menarik adalah pendekatan yang sangat efektif untuk menarik perhatian para peserta rapat. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudahnya mengarahkan mereka untuk berkonsentrasi dan memikirkan topik yang sedang dibahas tersebut.

Namun, salah satu tantangan yang harus dihadapi saat Anda menyediakan slide atau materi yang lucu adalah tim yang agak sulit diarahkan kembali kepada topik rapat yang sedang dibicarakan. Oleh karena itu, sangat penting hukukmnya untuk Anda mengetahui batasan diri sendiri sehingga Andalah yang tetap mengontrol jalannya rapat tersebut. Lebih baik, berikan sedikit-sedikit namun teratur dibandingkan memberikan secara banyak namun lama yang akan merugikan waktu yang harusnya dimanfaatkan dengan baik tersebut.

Gunakan bahasa kasual

Ada beberapa tipe pemimpin yang ada di dunia pekerjaan. Namun, di antara berbagai tipe pemimpin yang ada, Anda memiliki kesempatan untuk memilih tipe pemimpin yang akan Anda aplikasikan di lingkungan kerja. Ada tipe pemimpin yang bossy, yang tanpa sengaja dan tanpa sadar membangun jarak antara dirinya dengan tim divisinya. Sedangkan, ada juga tipe pemimpin yang bounding, yaitu sama sekali tidak memberikan batasan dengan anggota timnya. Anda bisa memilih antara kedua tipe tersebut, dan di antara pilihannya, pasti akan sangat merepresentasikan bagaimana Anda membawa dan mengarahkan rapat tersebut.

Untuk tipe pemimpin yang sedikit kaku dan berjarak dengan timnya, biasanya rapat tersebut akan terbawa kaku, serius dan juga sedikit membosankan. Sedangkan, untuk Anda yang secara personal dekat dengan timnya pasti akan membawa rapat tersebut ke arah yang lebih kasual, natural dan juga menyenangkan.

Nah, jika sudah terlanjur keseharian Anda menjadi pemimpin yang kaku dan berjarak dengan tim Anda, cobalah untuk mengubah persepsi dan cara pandang tersebut saat rapat. Sah-sah saja Anda kembali dingin dan kaku saat di ruang kerja, namun cobalah untuk sedikit cair dan kasual saat berada di ruang rapat. Perbedaan karakter yang lebih menyenangkan tersebut pasti akan membuat peserta rapat lebih nyaman juga.

Nah, itu dia 6 tips memulai meeting yang berbeda dan menyenangkan yang bisa Anda aplikasikan untuk meeting selanjutnya. Pasalnya, memulai meeting dengan menyenangkan dan juga berbeda akan membuat berjalannya meeting menjadi lebih seru, fokus dan juga Anda akan dengan mudahnya mendapatkan perhatian dari para peserta rapat tanpa harus memintanya. Yuk buat rapat yang menyenangkan dan berbeda daripada rapat yang lainnya!

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!