5 Pembuka untuk Menjalankan Meeting yang Efektif

Salah satu rahasia utama meeting yang efektif adalah dengan melakukan pembukaan yang juga efektif. Rapat yang efektif akan memudahkan Anda untuk mencapai tujuan meeting demi mendapatkan hasil yang diinginkan.

Untuk itu, ini dia beberapa cara efektif untuk memulai meeting.

1. Sampaikan tujuan dengan jelas

Meskipun sebelum mengundang para peserta rapat Anda sudah menyampaikan tujuan dengan jelas, namun sebelum memulainya, akan lebih baik jika Anda menyampaikan kembali tujuan meeting yang ingin dicapai. Menyampaikan tujuan yang jelas sejak awal meeting akan memudahkan para peserta meeting juga untuk lebih memusatkan perhatian terhadap rapat tersebut.

2. Sampaikan setiap agenda meeting

Setelah menyampaikan tujuan meeting dengan jelas, akan lebih baik juga Anda menjabarkan berbagai agenda meeting yang akan dibahas, mulai dari berbagai topik dan juga permasalahan yang akan dibawa ke dalam meeting kali ini. Setiap permasalahan dan topik mungkin akan berbeda-beda dan tidak berhubungan antara satu dan yang lainnya, oleh karena itu akan lebih baik juga jika Anda menyampaikan setiap topik dan juga durasi waktu yang ditetapkan untuk memastikan bahwa meeting ini berjalan dengan baik sesuai rencana.

3. Minta kontribusi para peserta

Di awal meeting, jangan lupa juga untuk meminta kontribusi para peserta. Jelaskan mengenai topik dan permasalahan dan juga minta masukan dan juga kritik dari para peserta rapat. Hal ini merupakan cara pendekatan pribadi untuk memastikan bahwa seluruh peserta rapat memang dibutuhkan dalam kasus ini.

4. Jelaskan berbagai peraturan dan ketentuan

Sesaat sebelum memulai rapat, ada baiknya Anda juga menjelaskan berbagai peraturan dan juga ketentuan yang sudah dibuat dalam rapat kali ini agar berjalan lancar hingga selesai.

5. Tetap jadi pengendali situasi yang baik

Setelah Anda sudah memulai rapat, pastikan Anda tetap menjadi pengendali situasi yang baik. Misalnya adalah dengan mengatur waktu, menjadi pengambil keputusan dan juga rekomendasi yang tepat untuk setiap topik. Pastikan Anda juga yang mengatur batasan waktu untuk setiap topik agar masih bisa membahas topik yang lainnya dengan maksimal. Jangan sampai Anda menghabiskan terlalu banyak menghabiskan waktu dalam topik tertentu. Pastikan prioritas Anda.