5 Langkah Memimpin Meeting yang Terstruktur

Tidak sedikit yang bingung dengan daftar yang harus dilakukan dan padatnya jadwal meeting. Sebuah perusahaan memotivasi tim untuk menyelesaikan daftar pekerjaan yang dicatat dalam meeting dibandingkan dengan menghadiri setiap meeting yang ada. Hadir dalam setiap meeting memang penting, tetapi menyelesaikan tugas yang dicatat dalam meeting merupakan yang utama. Padatnya jadwal meeting yang harus dihadiri menajdikan waktu untuk meyelesaikan tugas menjadi lebih sedikit dan hasilnya menjadi kurang optimal. Berdasarkan penelitian tersebut, XWORK merangkum 5 langkah memimpin meeting yang terstruktur.

1. Menentukan daftar tugas tim

Langkah pertama yaitu fokus pada daftar tugas yang membutuhkan masukan serta perubahan dan hindari untuk membahas perihal yang bisa terselesaikan tanpa masukan dari anggota tim. Pemimpin meeting akan bertindak untuk tidak membahas isu diluar topik.

2. Mengurai daftar tugas ke dalam kategori

Mengurai tugas apa saja yang perlu di bahas dan dilakukan lebih lanjut ke dalam kategori, akan membuat meeting berlangsung lebih mudah dan terstruktur. Sebuah meeting tidak akan berjalan efektif jika semua hal didiskusikan tanpa memilah kategori pembahasan apa saja yang akan diangkat dalam meeting. Pemimpin meeting dapat membagi pembahasan meeting menjadi bagian operasional, progress serta pembahasan isu baru.

3. Menentukan kategori apa saja yang penting untuk dibahas

Tentukan seberapa penting kategori yang ada pada daftar pembahasan meeting. Misalnya kategori merevisi proyeksi bulan depan. Kategori pembahasan ini hanya perlu didiskusikan secara singkat karena setiap meeting dilaksanakan, kategori ini akan selalu diupdate sehingga tidak memerlukan waktu yang lama. Sedangkan kategori proyek besar perlu dibahas secara lebih mendalam.

4. Mengatur durasi meeting

Lamanya sebuah meeting ditentukan dari kategori yang akan dibahas. Setiap meeting membutuhkan suasana yang berbeda. Atmosfer ruang meeting merupakan hal penting untuk memulai efektifitas meeting. Ruang meeting akan mempengaruhi hasil akhir meeting. Jika meeting di ruang meeting yang nyaman, maka tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk meeting karena meeting akan berjalan lancar. Perbedaan pendapat akan teratasi dengan baik jika ruangan meeting nyaman dan kondusif. Jika ruang meeting tidak mendukung, maka harus mencari atau sewa tempat meeting murah di luar kantor yang akan mendukung lancarnya meeting. Klik disini untuk sewa ruang meeting sesuai kebutuhan.