5 Kesalahan Pemimpin Rapat

Jika Anda sering menjadi pemimpin rapat dan seringkali menemui kesulitan dalam mengerjakannya, pastilah ada beberapa hal yang mungkin Anda lupa. Tak hanya anggotanya saja, sebagai pemimpin rapat, Anda juga wajib mempunyai persiapan sebelumnya dan menghindari kesalahan yang umumnya terjadi seperti yang telah dirangkum oleh XWORK ini.

1. Tidak menentukan batasan waktu

Rapat yang baik tidak harus lama, namun harus efektif. Bukan berarti pelit waktu dan tidak menyelesaikan pembahasan dengan tuntas, namun seringkali pemimpin rapat kurang tegas atau bahkan tidak menentukan batasan waktu yang menyebabkan rapat tidak terarah. Terlebih lagi jika ada beberapa topik yang harus didiskusikan, terkadang malah hanya fokus kepada satu masalah saja.

Seharusnya, sebagai pemimpin rapat, Anda sudah menjadwalkan waktu untuk setiap topik pembahasan dan juga biarkan para anggota Anda mengetahuinya. Dengan begitu, rapat akan berjalan lebih efektif dan maksimal. Hindari mengadakan rapat dengan waktu yang terlalu lama, anggota Anda pasti akan bosan dan rapat tak akan berjalan maksimal.

2. Tidak mengarahkan perdebatan

Di dalam sebuah rapat atau diskusi, tidak jarang Anda akan menemukan perbedaan pendapat yang dapat menyebabkan perdebatan. Sebagai pemimpin, Anda harus menyaring perdebatan tersebut, apakah masih objektif atau karena emosional. Jika perdebatan tersebut masih objektif dan memang untuk kebutuhan bersama, Anda bisa tetap membiarkannya berjalan. Namun jika sudah beralih ke emosi semata, Anda wajib untuk menghentikannya agar rapat tetap berjalan efektif dan sesuai rencana.

3. Tidak melibatkan anggota

Nah, ini dia salah satu kesalahan yang tidak disadari oleh pemimpin rapat. Kadangkala, Anda asyik sendiri berbicara berdasarkan perspektif Anda. Padahal, tujuan utama rapat adalah untuk berbicara dua arah antara pemimpin dan juga anggota rapat untuk mencari jalan keluar dan strategi terbaik bersama.

Sebagai pemimpin rapat, Anda harus melakukan pendekatan kepada para anggota agar mereka tidak segan untuk memberikan kontribusi dan partisipasi. Salah satu caranya adalah memberikan kesempatan mereka untuk menyampaikan aspirasinya tanpa menyela.

4. Tidak berjalan sesuai rencana

Apa yang sudah direncanakan mungkin berbeda dengan kenyataan. Di saat jadwal perencanaan rapat sudah ditetapkan dengan matang, tiba-tiba di saat rapat tersebut ada hal lain yang harus ditambahkan. Nah, terkadang para pemimpin rapat kurang tegas menangani hal ini yang menyebabkan topik rapat yang keluar dari agenda.

5. Tidak membagi tugas

Dalam sebuah rapat, tidak hanya pemimpin dan anggota saja yang memegang peranan. Dalam memimpin, sang pemimpin rapat juga membutuhkan orang untuk menuliskan hasil rapat atau hasil diskusi. Dengan begitu, rapat dan diskusi yang telah Anda lakukan tidak sia-sia.

Masalah lain yang muncul adalah kurangnya komunikasi antar pemimpin dan juga penanggung jawab rapat lainnya seperti mengutus seseorang untuk menjadi time keeper sehingga rapat akan berjalan sesuai waktu yang sudah ditetapkan.

Yuk ubah rapat menjadi lebih maksimal!