5 Ciri-Ciri Anda Melakukan Rapat Yang Efektif

Tidak ada yang ingin menghadiri rapat yang membosankan, terlalu lama dan juga rapat yang tidak terarah. Sebagai pemimpin rapat, Andalah yang bertanggung jawab untuk menghindari hal-hal tersebut agar rapat berjalan efektif.

Nah, untuk mengetahui apakah rapat terakhir Anda cukup efektif, berikut ciri-cirinya.

1. Hampir semua anggota rapat ikut berpartisipasi

Coba perhatikan seluruh anggota rapat Anda, apakah mereka semangat untuk berpartisipasi mengeluarkan pendapat dan juga saran? Jika jawabannya iya, selamat! Tandanya Anda telah berhasil mengadakan sebuah rapat yang efektif karena begitulah tujuan utamanya mengadakan rapat: memecahkan masalah dan berkembang bersama.

2. Sejauh mata memandang, tidak ada yang menguap

Untuk rapat berkapasitas besar, bukan hal yang mustahil jika para anggota Anda tidak berminat untuk kontribusi dan tidak mendengarkan diskusi rapatnya. Untuk rapat berkapasitas besar, bukan tidak mungkin menjadikan salah satu atau beberapa anggota Anda menjadi bosan karena merasa ‘tidak diajak berbicara’ karena banyaknya anggota rapat lain. Menguap bukan hanya tanda karena mengantuk, namun juga tanda kebosanan.

Oleh karena itu, untuk menghindarinya, Anda wajib untuk selalu menjaga komunikasi antar sesama anggota agar seluruh anggota rapat Anda merasa dibutuhkan dan dianggap dalam forum tersebut.

3. Apakah sudah ketemu solusinya?

Sebuah rapat biasanya bukan hanya untuk membahas pengembangan sebuah bisnis namun juga untuk membahas sebuah masalah dan juga strategi baru dalam mengembangkan bisnis tersebut. Nah, coba ingat-ingat kembali, apakah Anda sudah mendapatkan jawaban atas pertanyaan sebelum mengadakan rapat tersebut? Apakah tujuan dari rapat tersebut sudah tercapai dengan baik? Apakah Anda puas dengan hasil rapat tersebut? Jika jawabannya iya, berarti rapat Anda telah berjalan efektif sesuai rencana.

4. Apakah rapat memakan waktu hak karyawan?

Rapat memang ada yang singkat, dan ada juga yang berlangsung lama. Untuk rapat yang berlangsung lama, apakah Anda mengaturnya sesuai dengan kebijakan karyawan? Misalnya, apakah rapat yang diadakan dari pagi berakhir hingga larut malam sehingga memundurkan waktu pulang para karyawan? Apakah istirahat makan siang terlambat? Sah-sah saja mengadakan rapat dengan durasi yang cukup lama, namun Anda tetap harus menghormati hak para karyawan Anda.

5. Tidak ada yang merasa kebingungan

Sebagai pemimpin rapat, sudah sepatutnya Anda mengirimkan atau mengumumkan agenda rapat beberapa waktu sebelum rapat diadakan dengan tujuan para peserta mempersiapkan materi dan juga pembahasan sesuai bidang mereka masing-masing. Pastikan Anda tidak melewatkan tahap ini sehingga tidak ada anggota yang merasa kebingungan di saat berjalannya rapat untuk memastikan bahwa mereka berada di ‘halaman’ yang sama dengan Anda.