16 Istilah dalam Meeting yang Harus Diketahui Agar Tidak Misleading

Pada dasarnya, meeting bukan hanya selalu tentang diskusi atau brainstorming dalam setiap tim, namun juga ada banyak istilah-istilah yang perlu diketahui dalam setiap meeting. Bagi pemula, yuk perhatikan berbagai istilah dalam meeting yang harus Anda ketahui untuk menghindari miskomunikasi. Selain itu, untuk profesional, berbagai istilah ini juga bisa Anda gunakan saat memimpin meeting.

TBD

Biasanya, tidak semua topik atau tema meeting dalam selesai begitu saja dalam satu waktu. Dalam satu atau dua hal dan permasalahan biasanya ada topik yang masih ditinggalkan, nah, TBD (to be discussed) biasanya bermakan untuk topik-topik atau permasalahan yang masih belum selesai dan menunggu follow up selanjutnya yang harus didiskusikan kembali.

Parking Lot

Saat sedang membahas sebuah topik, biasanya terkadang suka muncul topik atau permasalahan yang lainnya, namun rasanya tidak mungkin dan tidak fokus jika membahas dua topik sekaligus. Itu dia saat istilah “parking lot” digunakan, yaitu topik atau bahan pembicaraan yang disimpan sejenak untuk didiskusikan kembali. Bedanya dengan TBD, biasanya “parking lot” ini sedikit lebih urgent.

Lunch Meeting

Jika Anda mendapatkan undangan “lunch meeting“, bukan berarti hal ini diterjemahkan secara harfiah, yaitu meeting di jam makan siang di ruang meeting. Justru, “lunch meeting” ini adalah waktu meeting di jam makan siang namun biasanya dilakukan di kafe atau restoran agar lebih santai. Biasanya, lunch meeting ini juga sering digunakan sebagai cara pendekatan kepada klien atau calon investor dan bahkan calon partner kerja.

Notulen

Istilah yang satu ini memang sudah jarang digunakan sekarang, namun pada dasarnya notulen dirujuk kepada istilah orang yang menuliskan catatan atau rangkuman yang berhubungan dengan hasil rapat tersebut.

Interupsi

Pernah ada keinginan untuk menyampaikan suatu hal atau mengajukan saran saat seseorang sedang berbicara? Nah, di momen itulah Anda harus mengangkat tangan sambil menyebutkan “interupsi”. Biasanya, interupsi ini berupa hal-hal yan urgent, seperti membetulkan omongan sang pembicara agar tidak misleading kepada para peserta rapat yang lainnya.

Deadlock

Tidak semua rapat dapat menghasilkan suara yang bulat dengan satu keputusan yang tajam. Saat terjadi perdebatan dengan suara yang sama-sama kuat, biasanya pada saat itulah istilah deadlock dikeluarkan. Singkatnya, deadlock ini adalah situasi di mana rapat tidak menghasilkan suara yang bulat atau tidak menghasilkan kesepakatan.

Offsite Meeting

Istilah yang satu ini banyak digunakan untuk sebagai bentuk pendekatan perusahaan dengan karyawannya. Offsite meeting ini biasanya selalu dilakukan di luar lingkungan kantor, bisa di luar kota atau bahkan luar negeri. Biasanya, offsite ini menjadi ajang jalan-jalan tahunan kantor sebagai bentuk offer dari sang kantor kepada para karyawannya. Namun, di antara kegiatan santai tersebut biasanya terselipkan meeting yang kasual dan santai hanya untuk mendengarkan masukan dan juga input dari para karyawannya.

WOW

Setiap meeting biasanya selalu ada presentasi. Namun, seperti konsepnya, presentasi yang baik biasanya hanya menunjukan poin-poin penting saja dan terkadang tidak semua orang memiliki waktu untuk menyelesaikan materi presentasi tersebut. Alhasil, tidak hanya poin saja yang dimasukkan, namun berbagai istilah singkatan pun juga dilakukan untuk mempersingkat waktunya. WOW ini adalah salah satu istilah singkatan, “ways of working” atau “cara kerja”. Biasanya, WOW ini dijelaskan pada karyawan baru atau pada saat mempresentasikan projek baru.

Brainstorming

Tidak semua undangan meeting disebut dengan “meeting“, terkadang, saat Anda mendapatkan undangan email yang berisi “brainstorming” pun juga hal tersebut termasuk dengan meeting. Saat mendapatkan undangan brainstorming itulah Anda juga sudah harus mempersiapkan berbagai ide serta masukan yang akan Anda tampilkan dan utarakan di dalam pertemuan tersebut. Meskipun biasanya lebih kasual dibandingkan meeting pada umumnya yang terkesan formal, namun brainstorming ini bertujuan yang sama dengan meeting, hanya istilahnya yang berbeda.

MOM (Minutes of Meeting)

Pernah dengar atau bahkan mendapatkan MOM (minutes of meeting)? MOM ini adalah suatu data yang berisikan poin-poin atau highlight yang akan dibahas dalam suatu meeting tertentu. Biasanya, jumlah dan nama partisipan pun juga akan dicantumkan dalam MOM tersebut.

MOSI

Salah satu tujuan rapat adalah untuk mencapai kesepakatan bersama dalam menanggapi suatu topik atau permasalahan. Nah, saat hal tersebut sudah tercapai, berarti Anda sudah bisa menggunakan kata MOSI karena berarti pernyataan yang menyatakan pendapat dan keinginan para peserta rapat sesuai dengan kesepakatan bersama.

Closure

Kalau Anda mendengar closure, berarti merupakan mosi resmi yang bertujuan untuk menutup diskusi tersebut karena sudah mencapai kesepakatan bersama.

PIC (Person in Charge)

Jika Anda ditunjuk menjadi PIC, berarti Anda sudah harus siap mental bersedia untuk bertanggung jawab terhadap berbagai hal yang menyangkut dengan diskusi tersebut. Menjadi PIC berarti setiap hal menjadi tanggung jawab Anda, terlebih lagi untuk mencapai kesepakatan bersama dan mencapai kesimpulan yang bulat.

Briefing

Kalau istilah “meeting“ biasanya terdengar lebih formal dan juga serius, kata “briefing” biasanya terdengar lebih santai dan bersahabat di telinga. Namun, pada dasarnya, briefing sama halnya dengan meeting. Namun, tidak seperti meeting, biasanya briefing ini memakan waktu yang lebih singkat.

Follow Up

Kalau ada seseorang yang minta untuk di-follow up kembali, berarti Anda harus mengingat hal tersebut dengan baik demi mencapai kesimpulan dan juga jawaban yang Anda butuhkan. Follow up ini biasanya dilakukan saat meminta approval atau meminta keputusan dan juga jawaban dari atasan ataupun rekan kerja Anda. Namun terkadang, kata follow up ini juga sering dijadikan sebagai istilah untuk menunda pekerjaan yang akhirnya berakhir dengan lupa.

SOP (Standard Operations Procedure)

SOP atau standard operations procedure adalah sebuah set instruksi atau perintah kerja yang sudah ditetapkan perusahaan terhadap karyawannya yang bertujuan untuk ditaati. Selain sebagai peraturan yang harus ditaati, SOP ini juga akan memudahkan para karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan tepat waktu dan juga lebih maksimal.

Nah, itu dia berbagai istilah yang perlu Anda ketahui agar tidak salah mengerti dalam setiap meeting. Bagi para profesional, hal ini pun juga patut menjadi perhatian utama agar tidak salah menggunakan dan menjadikan misleading. Yang terpenting, Anda memastikan setiap istilah digunakan secara pas dan juga tepat. Adakah istilah lain yang baru Anda ketahui dan belum termasuk dalam list di atas? Yuk langsung masukkan istilah yang ingin Anda ketahui di kolom komentar berikut!

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!