10 Tips Melakukan One-On-One Meeting dengan Sang Manajer

Ada berbagai jenis meeting, ada meeting tim, meeting besar dan bahkan meeting satu perusahaan atau meeting offsite. Nah, selain itu, ada juga yang namanya meeting one-on-one, yaitu meeting yang dilakukan secara empat mata dengan sang manajer. Jenis meeting yang satu ini pastinya lebih privat. Bagi sebagian orang, meeting jenis ini lebih menengangkan, namun untuk sebagian orang lagi yang sudah dekat dengan manajernya, meeting jenis ini malah dinilai lebih menyenangkan karena merupakan waktunya untuk mengeluarkan semua permasalahan yang ditemukan selama kerja dan meminta saran dan bantuan terhadap manajer.

Nah, bagi Anda yang merasa tegang terhadap undangan one-on-one meeting dengan sang  manajer, yuk simak tips berikut ini!

Jangan terlambat!

Karena meeting tipe ini hanyalah antara Anda dengan manajer secara empat mata, oleh karena itu pastikan Anda bukan menjadi orang yang menunda atau membuat rapat mulai dengan terlambat. Oleh karena itu, karena ini hubungan personal dengan manajer, pastikan Anda tidak terlambat saat datang ke meeting tersebut, justru kalau bisa persiapkan diri 5-10 menit sebelum waktu meeting dimulai.

Saat Anda datang terlambat ke meeting tersebut, tentunya sang manajer bisa jadi bad mood, terutama saat ia sudah menyempatkan waktu yang padat ini untuk bertemu dengan Anda, dan terutama karena rapat jenis ini merupakan kesempatan emas untuk Anda mengungapkan pendapat. Apalagi, jika atasan Anda termasuk orang yang on time dan juga tight terhadap jadwal, jika memang sudah dijadwalkan selama 30 menit, keterlambatan hanya akan mengurangi waktu Anda untuk berdiskusi dengan sang manajer.

Jangan cancel!

Jika rapat yang satu ini berjalan terlambat, gagal atau bahkan hal-hal yang lainnya, hal tersebut pasti karena gangguan dari Anda atau sang manajer. Terlebih lagi saat Anda memiliki manajer yang sangat sibuk, usahakan Anda menyempatkan diri di jam dan waktu yang telah ditentukan. Jika memang rapat tersebut dibatalkan, usahakan bukanlah Anda yang membatalkan hal tersebut, namun sang manajer, karena rapat jenis ini merupakan rapat yang baik untuk Anda dan merupakan kesempatan emas untuk Anda.

Bersiaplah lebih dulu

Salah satu hal yang dapat menunjukan antusiasme dan kesiapan Anda dalam meeting ini adalah bersiap diri duluan. 5-10 menit sebelum waktunya, usahakan Anda sudah menyelesaikan pekerjaan urgent dan langsung menunggu sang manajer di ruangan yang telah ditentukan. Tak ada salahnya untuk mengingatkan sang manajer waktu beberapa menit ke depan Anda akan mengadakan meeting dengannya. Bukan hal yang tidak mungkin saat sang manejer sedang sibuk, ia lupa dengan jadwalnya dengan Anda, oleh karena itu sebaiknya Anda yang mengingatkannya.

Siapkan diri dengan hal yang ingin diungkapkan

Biasanya, sang manajer akan mengundang Anda untuk melakukan meeting jenis ini beberapa hari sebelumnya. Oleh karena itu, akan lebih baik jika pada saat waktu menjelang hari H tersebut Anda sudah menyiapkan diri dengan berbagai pernyataan atau pertanyaan yang akan Anda ajukan kepada sang manajer di meeting tersebut. Jadi, meeting yang biasanya berjalan 15-30 menit ini tidak akan berjalan sia-sia atau bahkan terasa canggung karena Anda belum menyiapkan apa yang akan diutarakan.

Waktunya mengeluarkan pendapat

Rapat jenis ini merupakan waktunya Anda bounding atau lebih dekat dengan sang manajer. Walau tetap harus profesional, namun dalam rapat inilah waktunya Anda mengeluarkan pendapat atau perasaan yang selama ini menghambat Anda. Namun, selama menyampaikan hal tersebut, Anda tetap harus dalam batas wajar dan juga menimbang kembali efek dan manfaat yang akan terjadi saat mengungkapkan hal tersebut. Tak ada salahnya untuk menyampaikan permasalahan yang Anda temukan selama bekerja dengan sang manajer dan hal-hal yang lainnya.

Tentukan tujuan

Saat akan mengadakan rapat jenis ini, pastikan Anda dan sang manajer sudah menentukan tujuan yang akan dicapai setelah melakukan rapat tersebut sehingga semuanya dapat terarah dengan baik dan juga menghadirkan manfaat yang dibutuhkan.

Siapkan catatan

Rapat berdua dengan sang manajer pasalnya bukan hanya berdiskusi santai atau mengobrol hal-hal kasual, namun di sini juga menyangkut tentang bagaimana cara kerja Anda dan sang manajer dan bagaimana membuatnya lebih baik dan lebih maksimal. Oleh karena itu, dalam rapat ini pasti ada ungkapan unek-unek dari kedua belah pihak dan juga akan menghasilkan kesepakatan baru di antara kalian. Oleh karena itu, untuk membuat semuanya tercatat dengan baik dan juga lebih maksimal dan membawa perubahan untuk kedepannya, pastikan Anda menyiapkan catatan untuk menyimpan segala obrolan, masukan dan juga kesepakatan yang telah dibicarakan berdua. Jika rapat ini diadakan secara berkala, hal tersebut dapat menjadi senjata atau pola review Anda untuk kemudian hari.

Dengarkan!

One-on-one meeting bukan hanya ditujukan untuk Anda berbicara panjang lebar di depan manajer, namun tentunya sang manajer juga akan memberikan feedback yang bisa menjadi pertimbangan untuk Anda terima. Jadi, setelah berbicara panjang lebar di depan manajer dengan mengungapkan perasaan, jangan lupa juga untuk mendengarkan feedback dan juga ungkapan dari sang manajer terkait dengan hal-hal yang sudah Anda sampaikan. Dengan begitu, kalian berdua akan menemukan kesepakatan dengan lebih mudah.

Make every minute count!

Setiap orang pasti memiliki unek-unek, pertanyaan dan bahkan keraguan. Di rapat yang biasanya sangat singkat di tengah hari yang padat ini, pastikan Anda memanfaatkan setiap menit yang ada untuk mengungkapkan setiap hal yang penting di depan manajer Anda. Usahakan jangan membuang satu atau dua menit dengan sia-sia dengan hanya diam dan membuat suasana yang canggung, jangan ragu untuk mengeluarkan semua unek-unek dan juga pertanyaan Anda di depan sang manajer. Toh, ini hanya terjadi di antara Anda dengan sang manajer, selama Anda bertanya dan berbicara dengan sopan, sang manajer pasti bisa menanggapinya dengan kepala dingin.

Cobalah untuk mencairkan suasana

Bukan hal yang tidak mungkin berbicara berdua dengan sang manajer menjadi hal yang menenangkan dan juga membuat hati resah. Namun, cobalah untuk mengatur diri Anda dengan maksimal mungkin dan justru membuat suasana menjadi cair. Tak ada salahnya di tengah-tengah obrolan yang bisa mengarahkan ke suasana tegang, Anda menyelipkan nada suara yang santai atau memberikan contoh yang lucu dan juga membuat suasana cair yang membuat hubungan Anda dan sang manajer juga menjadi lebih akrab dan mengobrol lebih nyaman.

Nah, itu dia tips dalam melaksanakan atau melakukan one-on-one meeting dengan sang manajer.

Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website  XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di iOS atau Android. Selain itu, ada banyak review ruangan meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!

Image: unsplash.com