Kertas merupakan salah satu media yang banyak dan sering digunakan di kantor, baik untuk meeting, presentasi, bahkan untuk sekedar mencatat, membungkus dan juga untuk menjadi coret-coretan. Padahal, kertas menjadi salah satu sampah yang juga membutuhkan waktu cukup lama untuk terurai. Mengingat kantor merupakan sebuah tempat yang cukup banyak menghasilkan sampah kertas, yuk coba meminimalisir penggunaan kertas di kantor dengan beberapa cara berikut ini!
Menggunakan both side printing
Setiap kantor pasti memiliki printer, dan setiap printer membutuhkan kertas. Sebagai kontribusi kepada alam, cobalah lebih bijak menggunakan kertas dengan menggunakan both side printing. Jika ada dokumen yang membutuhkan cetakan, usahakan untuk menggunakan dua sisi kertas tersebut untuk meminimalisir jumlah kertas yang digunakan.
Print dengan format minim garis tepi
Selain menggunakan kedua belah sisi, usahakan juga untuk menggunakan kertas dengan minim garis tepi untuk memaksimalkan tempat pada kertas dan meminimalisir penggunaan jumlah kertas.
Menggambar skema di papan tulis / iPad
Saat brainstorming, biasanya team leader membutuhkan media untuk mencatat skema atau strategi dalam menjalankan sebuah projek. Menggambar skema memang lebih sulit saat menggunakan komputer atau laptop dan lebih maksimal jika menggunakan tulisan atau gambar tangan. Namun, usahakan untuk tidak menggambar di kertas, melainkan di papan tulis atau iPad jika tersedia di kantor Anda. Nantinya, skema di papan tulis ini juga bisa difoto dengan menggunakan ponsel, lalu digambar kembali menggunakan digital atau bisa langsung dibagikan kepada peserta rapat atau dengan anggota tim lainnya. Begitu juga dengan menggambar skema di iPad yang bisa langsung diakses dan didapatkan secara online oleh orang-orang yang berkepentingan.
Gunakan kertas yang sudah tidak terpakai untuk catatan
Dalam beberapa kasus, kertas memang dibutuhkan dan lebih efektif. Untuk hal-hal tertentu, Anda bisa menggunakan kertas bekas atau kertas dokumen yang sudah tidak terpakai untuk menjadi media catatan Anda.
Gunakan komputer untuk mencatat
Saat rapat atau pertemuan lainnya, usahakan untuk selalu mencatat menggunakan komputer, laptop atau media digital lainnya untuk meminimalisir penggunaan kertas. Lagipula, catatan digital bisa langsung dibagikan saat itu juga kepada para peserta rapat atau orang-orang yang berkepentingan lainnya.
Ganti sticky notes dengan papan tulis
Di kantor, sticky notes biasa digunakan sebagai pengingat hal-hal penting. Memang, sticky notes berukuran cukup kecil, namun tetap saja terbuat dari kertas. Oleh karena itu, gantilah penggunaan sticky notes dengan papan tulis kecil di meja kerja Anda, atau menggunakan kaca di bingkai foto Anda yang sudah tidak terpakai.
Sediakan paper shreded
Manfaatkan dan gunakan kertas semaksimal mungkin. Setelah menggunakan kertas bekas dokumen yang sudah tidak digunakan lagi, sediakan paper shreded untuk menghancurkan atau merobek keras yang sudah tidak digunakan tersebut untuk digunakan kembali untuk paket kiriman.
Minimalisir fotokopi, manfaatkan dokumen digital
Sebelum meeting, biasanya para anggota rapat diberikan materi dokumen yang akan dibahas. Daripada menggunakan fotokopi untuk menyebarkan dokumen tersebut, manfaatkanlah dokumen digital untuk mendistribusikan dokumen tersebut untuk meminimalisir penggunaan kertas.
Tetapkan peraturan penggunaan kertas
Sebagai orang yang memiliki kuasa di kantor, cobalah untuk menetapkan peraturan penggunaan kertas di kantor tersebut untuk membiasakan orang-orang sekitar untuk menggunakan kertas dengan bijak. Beberapa peraturan yang bisa Anda coba terapkan adalah dengan menghitung penggunaan printing atau penggunaan jumlah kertas tiap karyawan, tidak menyediakan kertas baru di tempat umum, namun hanya menyediakan kertas bekas untuk digunakan kembali, dan juga bahkan memberikan jatah print maksimum bagi setiap karyawan agar bisa menggunakannya dengan bijak.
Itu dia beberapa cara meminimalisir penggunaan kertas di kantor yang bisa Anda coba aplikasikan untuk berkontribusi terhadap alam. Pada dasarnya, kantor merupakan tempat yang paling banyak menghasilkan sampah kertas. Jadi, mulai sekarang, yuk lebih bijak menggunakan kertas dan memaksimalkannya dengan baik.
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
All images: pexels.com