Minutes of Meeting adalah sebuah hal yang cukup penting dalam setiap rapat, terutama untuk rapat formal yang berhubungan dengan keputusan besar. Bagi notulen, atau sekertaris, atau siapapun yang ditugaskan, membuat MOM tidaklah mudah, dan diikuti dengan tanggung jawab yang juga besar.
Oleh karena itu, berikut ini XWORK akan memberikan sedikit panduan untuk membuat Minute of Meeting yang bisa Anda coba ikuti untuk meeting selanjutnya.
Siapkan format MOM sebelum rapat
Untuk memudahkan Anda dalam mencatat hal-hal penting saat rapat dan tidak melupakan satu hal dan yang lainnya, cobalah untuk membuat format MOM sebelum rapat. Format MOM ini biasanya berisi informasi yang disesuaikan dengan kondisi, mulai dari nama dan tujuan rapat, lokasi, daftar hadir atau peserta, nama pembicara, hasil rapat sebelumnya (jika relevan), keputusan yang sudah disepakati, rencana yang akan dilakukan, hasil voting, dan catatan tambahan. Format MOM ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi rapat Anda, bisa ditambahkan atau bahkan dikurangi dari kebutuhan.
Ketahui tujuan rapat
Sebelum rapat, ada baiknya untuk mengetahui tujuan rapat tersebut. Sebagai pencatat, Anda harus bisa mengikuti seluruh pembicaraan yang pastinya membuat Anda harus bisa menguasai materi yang akan dibahas di rapat tersebut. Bacalah dokumen-dokumen sebelumnya yang relevan (jika ada). Sebagai pencatat, Anda harus mengetahui materi yang sedang dibahas, dan mengetahui apa yang akan Anda tulis dan bisa menjelaskannya kembali. Jadi, informasi sangatlah penting.
Selanjutnya, jika memungkinkan, ketahuilah nama-nama pembicara yang akan mengisi rapat tersebut untuk memudahkan Anda mencatat sumber dan informasi yang ada.
Rekam proses rapat
Jika Anda merasa kurang yakin dengan kemampuan diri sendiri dalam mengkaji ulang bahan diskusi dan keputusan dalam rapat tersebut baik dengan menggunakan tulisan tangan atau ketikan digital, tidak ada salahnya untuk merekam proses rapat tersebut yang bisa Anda dengarkan kembali setelah rapat berakhir. Namun, karena rekam suara terkadang tidak akurat, karena volume yang kurang jelas, suara sumber yang tersamarkan dan tidak bisa dibedakan, Anda juga harus memiliki catatan pribadi, dan mencatat sumber-sumber dan informasi inti yang mereka utarakan.
Catat poin inti
Rasanya memang sulit mendengarkan komunikasi yang sedang berlangsung, dan harus memproses inti kalimat tersebut dengan cepat dan mencatatnya ulang dengan kalimat atau kata yang bisa Anda mengerti dan bisa dijelaskan kembali. Namun, bukan berarti mencatat kata per kata akan memudahkan Anda untuk mencatat semuanya. Selain memakan waktu lama dan berpotensi untuk ketinggalan, catatlah poin-poin penting saja. Makanya, informasi materi sangatlah penting untuk dipahami terlebih dahulu sebelum rapat berlangsung untuk memudahkan dan membantu Anda dalam membuat MOM selama rapat berlangsung.
Beberapa orang lebih mempercayai tulisan tangan pribadinya untuk mencatat MOM, namun sebagian lagi lebih memilih untuk menggunakan laptop atau komputer karena lebih efektif. Pada hakikatnya, Anda bebas memilih dan menentukan pilihan yang lebih efektif untuk Anda. Yang terpenting, tujuannya untuk mencatat berbagai hal penting selama rapat bisa didapatkan.
Jangan masukkan opini
Yang juga tidak kalah penting saat membuat MOM adalah hanya masukkan dan catat hal-hal yang penting, yang terbukti, dan hal-hal yang sudah disepakati bersama. Hindari menggunakan kata-kata yang bias, dan memasukkan opini orang lain ke dalam MOM tersebut. MOM itu seharusnya mengandung informasi yang benar-benar penting, dan benar.
Bacakan catatan MOM sebelum rapat berakhir
Untuk mengkaji kembali catatan MOM yang sudah Anda buat, sebaiknya bacalah catatan MOM Anda tersebut di depan anggota rapat sebelum rapat berakhir. Dalam momen inilah Anda bisa mengetahui kelebihan, kekurangan, dan juga bisa merevisi hal yang kurang tepat. Selain itu, membacakan MOM sebelum rapat berakhir juga akan membantu para anggota rapat untuk mengkaji catatannya dan mencocokannya dengan catatan Anda.
Kirim MOM maksimum H+1
Setelah rapat, pastikan Anda langsung memproses catatan MOM yang sudah Anda buat. Usahakan untuk langsung mengirim MOM tersebut ke anggota rapat maksimal 1 hari setelah rapat berakhir. Mengirim MOM dalam kurun waktu secepat-cepatnya akan membantu para peserta rapat untuk mengatur strategi dan menindaklanjuti proses selanjutnya setelah rapat tersebut, dan mempercepat proses yang akan dilakukan.
Nah, itu dia beberapa panduan dalam menulis MOM yang penting dan bisa Anda aplikasikan untuk rapat selanjutnya. Pada dasarnya, menjadi notulen dan mebuat MOM tidaklah mudah dan memiliki tanggung jawab yang besar, jadi yang juga tidak kalah penting, Anda harus fokus selama rapat berlangsung dan memastikan sudah mencatat seluruh hal penting yang didiskusikan.
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
All images: pexels.com