Dalam dunia bisnis dan pekerjaan, email merupakan salah satu media komunikasi yang sangat berperan penting, mulai dari mengatur jadwal temu untuk meeting, sampai dengan sebagai bukti angka kesepakatan antara dua pihak. Ada banyak komunikasi yang terjadi dalam sebuah email. Oleh karena itu, coba pelajarilah tips menulis email bisnis atau email kerja secara profesional yang akan menjadi representasi bisnis Anda, atau perusahaan Anda.
Jangan lupakan salam pembuka
Memang tak perlu berbasa-basi dalam mengirimkan email, namun sekedar “halo”, “selamat pagi” atau “salam kenal” pasti tidak akan merugikan siapapun. Di samping itu, salam pembuka ini akan memberikan sebuah sentuhan lebih personal kepada penerima email itu.
Rangkum tujuan dalam subjek email
Banyak orang yang masih bingung dalam memilih dan menggunakan subjek email. Sejatinya, subjek email bertujuan untuk merangkum tujuan atau isi di dalam email itu sendiri agar sang penerima tau seberapa penting atau urgent pesan tersebut untuk dibaca.
Singkat, padat dan jelas
Janganlah bertele-tele dalam berkomunikasi di email. Gunakan bahasa yang singkat, padat dan jelas. Bila perlu, Anda bisa menggunakan bullet atau numbering untuk menjabarkan atau membuat daftar hal-hal penting yang dicantumkan di dalam email tersebut.
Lupakan emoji
Untuk berhubungan dengan klien atau rekan kerja, rasanya tidak perlu membubuhkan emoji di badan email. Karena seperti poin sebelumnya, tidak perlulah berbasa-basi.
Perhatikan tanda baca
Saat Anda hendak mengirimkan sebuah email, ada baiknya untuk memperhatikan tanda baca yang Anda gunakan di dalam email tersebut. Bukan hanya akan menunjukan profesionalisme Anda sebagai pekerja saja, namun juga untuk menghindari adanya kesalahpahaman sebuah pernyataan atau pertanyaan terhadap apa yang Anda sampaikan di dalam email tersebut. Tanda baca dapat mempengaruhi dan mengubah sebuah pernyataan, bukan?
Bubuhkan salam penutup dan info
Jika ada salam pembuka, sebaiknya cantumkanlah juga salam penutup. Selain itu, cantumkan informasi singkat mengenai Anda, seperti signature email, yang menyatakan nama lengkap, jabatan Anda dalam sebuah bisnis atau perusahaan, lalu kontak yang bisa dihubungi. Dengan begitu, sang penerima email juga tau harus ke mana menghubungi jika Anda suatu hal yang harus didiskusikan lebih lanjut.
Nah, itu dia beberapa hal yang harus diperhatikan saat mengirimkan email sebagai seorang profesional. Yuk baca kembali tulisan kita di email sebelum mengirimkannya!
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
All images: pexels.com