Rapat rasanya menjadi salah satu kegiatan yang tidak lepas dari para karyawan, entah itu setiap pagi, atau hanya seminggu sekali. Sudah menjadi rahasia umum bahwa tidak semua orang menyukai kegiatan rapat. Untuk itu, sebagai manajer, yuk coba mengubah pola pandang anggota tim Anda dengan mencoba menghindari beberapa hal berikut ini selama rapat untuk membuat semua orang merasa nyaman dan excited setiap rapat.
Multi tasking
Salah satu hal yang harus dihindari saat rapat adalah membagi perhatian Anda dengan pekerjaan yang lainnya. Sebagai manajer, tugas, tanggung jawab dan pekerjaan Anda mungkin sangat banyak dan cukup menyita waktu dan perhatian, namun sangat disarankan untuk tidak membagi perhatian Anda selama rapat berlangsung. Salah satu fungsi mengadakan rapat yang efektif adalah untuk menghemat waktu agar memastikan bahwa semuanya berjalan dengan maksimal agar Anda bisa kembali ke pekerjaan sebelumnya.
Jadi, walaupun hari Anda tengah dipenuhi dengan berbagai kesibukan, karena rapat tersebut sudah dijadwalkan sebelumnya dan sudah direncanakan, kesampingkanlah sebentar dokumen-dokumen penting Anda dan cobalah untuk memusatkan perhatian ke rapat tersebut agar rapat tersebut dapat berlangsung dengan maksimal dan sesuai dengan agenda.
Makan bisa memecahkan konsentasi
Jika rapat tersebut tidak berlangsung saat jam makan siang, atau bukanlah Lunch Meeting, jangalah membawa makanan ke dalam rapat karena bisa memecahkan konsentrasi anggota rapat yang lainnya. Sesibuk apapun hari Anda, cobalah untuk menyiapkan waktu untuk menyantap hidangan tersebut sebelum masuk ke ruang rapat. Selain aromanya yang bisa memecahkan konsentrasi anggota rapat yang lainnya, kegiatan Anda juga bisa mengundang perhatian yang lainnya.
Tidak memberikan kesempatan adil
Salah satu kesalahan dalam sebuah rapat adalah tidak memberikan kesempatan yang adil untuk setiap anggota rapat menyampaikan ide dan masukannya. Cobalah untuk menghindari pihak tertentu mendominasi rapat tersebut dengan berbagai ide dan masukannya, dan cobalah untuk bersikap adil dengan memberikan kesempatan kepada setiap orang untuk menyampaikan gagasannya.
Meskipun pendapat orang yang lainnya kurang bisa diterima, namun dengan memberikan kesempatannya untuk berbicara dan mendiskusikannya, Anda menunjukan setiap orang memiliki kesempatan yang sama, dan secara tidak langsung mengajak anggota rapat lainnya untuk juga ikut berpartisipasi dalam setiap rapat, mungkin tidak sekarang, namun rapat-rapat selanjutnya.
Mengadakan rapat di dalam rapat
Berbicara dengan orang lain di dalam sebuah rapat dan tidak mengutarakannya di depan semua anggota rapat yang lainnya adalah salah satu hal penting yang perlu dihindari setiap mengadakan rapat karena akan membuat kubu baru di dalam rapat tersebut, yang nantinya akan sulit disatukan kembali. Di samping itu, mengadakan rapat di dalam rapat adalah salah satu hal yang kurang sopan dan tidak menghindari orang yang sedang berbicara di dalam sebuah rapat. Jadi, salah satu aturan yang harus dipegang dalam rapat adalah diam, atau berbicara di depan semua orang. Saat berada di dalam rapat, pastikan Anda bersikap seterbuka mungkin, dan bersatu sebagai tim.
Meninggalkan rapat sebelum waktunya
Setiap orang memiliki agendanya masing-masing, bisa jadi, setelah rapat, ada kegiatan atau bahkan rapat lain yang harus Anda datangi. Namun, sebagai manajer atau peserta rapat, usahakan untuk tidak meninggalkan rapat sebelum waktunya karena akan memecahkan konsentrasi rapat tersebut. Jika memang ada hal yang harus dilakukan setelah rapat tersebut, pastikan Anda memberitahu kepada seluruh anggota rapat paling tidak 30 menit sebelumnya, atau bahkan dari awal rapat berlangsung untuk memastikan bahwa rapat berjalan sesuai dengan agenda dan bisa selesai tepat waktu.
Nah, itu dia beberapa hal yang harus dihindari saat mengadakan rapat. Setiap rapat memiliki agenda dan tujuan yang berbeda-beda, penting hukumnya untuk memastikan bahwa rapat tersebut berlangsung sesuai dengan agenda dan tepat waktu.
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
All images: pexels.com