Tidak semua meeting atau pertemuan harus dibawa dengan suasana serius dan menegangkan. Dengan siapapun itu, mulai dari anggota tim, klien, atau bahkan rekan bisnis, akan lebih baik jika meeting tersebut dibawa dengan suasana yang nyaman dan juga santai, kan? Suasana meeting yang nyaman dan santai namun tetap rapih pasti akan membuat kedua belah pihak menjadi lebih nyaman.
Penasaran bagaimana cara membangun suasana meeting yang nyaman? Yuk simak tips berikut ini!
Mulai dengan interaktif
Sebelum Anda memulai meeting dengan materi yang sudah dipersiapkan, ada baiknya memulai meeting dengan berbasa-basi untuk membangun komunikasi dan juga hubungan dengan rekan meeting Anda. Untuk hal ini bisa dimulai dengan menanyakan bagaimana perjalanannya ke tempat meeting tersebut, atau bisa juga menyangkut-pautkan dengan hal-hal terdekat, misalnya saat tersebut dekat dengan waktu liburan, tak ada salahnya untuk menanyakan bagaimana pengalaman liburan mereka kemarin, atau apa rencana liburan mereka dalam waktu dekat ini. Basa basi tidak ada ruginya, kan?
Sediakan kopi
Seperti yang kita ketahui bahwa kopi dapat mengurangi stress dan meningkatkan semangat. Aroma kopi yang tersebar di seluruh ruangan akan membuat peserta meeting menjadi lebih rileks dan juga nyaman. Selain itu, meeting sambil mencicipi kopi pasti akan membuat obrolan menjadi lebih smooth, kan?
Camilan tengah itu perlu
Bagi sebagian orang, meeting adalah suatu kegiatan yang membosankan, terlebih lagi saat berlangsung berjam-jam. Oleh karena itu, usahakan untuk menyediakan camilan tengah. Anda tidak perlu menyediakan makanan berat saat meeting sedang berlangsung atau saat bukan waktunya untuk makan, namun, sekedar wafer, kue kering, atau bahkan roti dan bolu pasti akan sangat menarik perhatian. Lagipula, meeting sambil ngemil pasti membuat waktu tidak terasa membosankan.
Tambahkan slides yang santai
Walaupun Anda menyampaikan materi yang serius, namun pasti ada celah di mana bisa menyisipkan slides yang santai, bisa dengan lelucon atau bisa dengan video-video lucu yang berhubungan dengan materi Anda. Hal ini berguna untuk mendapatkan kembali perhatian dan juga konsentasi para peserta rapat yang bisa jadi sudah buyar karena durasi meeting tersebut. Selain itu, menyisipkan lelucon atau materi ringan dalam presentasi Anda akan membuat meeting berjalan lebih nyaman dan cozy, kan?
Gunakan bahasa sehari-hari
Nah, ini dia salah satu hal yang membuat suasana meeting selalu terlihat kaku dan membosankan adalah gaya bahasa yang digunakan. Usahakan untuk menggunakan gaya bahasa sehari-hari yang santai dan mudah dimengerti oleh semua peserta rapat. Namun, beda cerita jika meeting ini dilakukan untuk membahas persoalan yang teknis dan hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu dengan latar belakang yang sama, mungkin gaya bahasa yang teknis bisa Anda gunakan.
Nah, itu dia beberapa cara membangun suasana meeting yang nyaman. Kira-kira, cara yang mana yang akan Anda coba?
Untuk mencari ruang meeting, ruang kantor ataupun coworking space, silakan kunjungi website XWORK atau langsung menghubungi XWORK melalui email di cs@xwork.co atau melalui telp di +62-81288869664 atau 021-53666860 agar mendapatkan harga spesial dari kami! Ingin tau promo lain mengenai meeting room dan ruang kantor yang bagus di seluruh Indonesia? Lihat saja di website XWORK.
All images: pexels.com