Umumnya, pada setiap rapat semi formal hingga ke rapat formal memiliki notulen. Notulen ini sendiri merupakan orang yang ditugaskan untuk mencatat berbagai hasil dan informasi penting yang didiskusikan, dihasilkan dan juga diutarakan selama berjalannya rapat.
Nah, untuk Anda yang baru ditunjuk menjadi notulen rapat, berikut ini beberapa tips yang bisa Anda coba terapkan!
Siapkan daftar penting yang harus diisi
Sebelum rapat dimulai, selain mempersiapkan buku catatan, cobalah untuk mengisi buku catatan tersebut dengan beberapa daftar penting yang harus diisi, contohnya adalah tanggal dan waktu rapat, lokasi, tujuan rapat, nama piminan, tujuan, nama peserta tindakan yang harus dilakukan, serta keputusan yang dihasilkan dari rapat tersebut.
Dengan mengisi daftar tersebut sebelum rapat, Anda akan lebih mudah untuk mengisi data-data tersebut sambil memastikan semuanya sudah tertulis dengan rapih.
Tentukan metode pencatatan
Untuk Anda yang sudah terbiasa dengan mengetik cepat, mungkin membawa laptop ke dalam ruangan dan langsung mencatat sambil rapat berlangsung bisa menjadi metode yang efektif. Namun, jika Anda tidak terlalu percaya dengan kecepatan kemampuan mengetik Anda, gunakanlah handphone untuk merekam suara selama rapat berlangsung sambil mencatatnya lewat tulisan tangan atau dengan laptop. Namun, jika ada yang tertinggal atau kurang jelas, Anda bisa mendengarkan kembali rekaman tersebut.
Ketahui peserta rapat
Sebelum rapat berlangsung, sebaiknya Anda sudah mengetahui nama-nama peserta rapat. Hal ini akan memudahkan Anda saat mencatat informasi penting yang diucapkan atau diutarakan oleh pihak-pihak tertentu. Jika ada orang yang tidak diketahui namanya, cobalah bertanya kepada penyelenggara rapat. Untuk tipsnya, Anda bisa memberikan kode untuk tiap-tiap orang, selanjutnya, setelah rapai usai, barulah tanyakan nama mereka kepada pihak penyelenggara.
Catat poin penting
Tidak semua kata harus Anda catat, apalagi dengan kalimat lengkap dengan filler. Sebagai notulen, tugas Anda adalah mencatat poin-poin penting yang dibahas, diutarakan, dan bahkan disepakati bersama. Catatlah berbagai tindakan dan juga keputusan yang dihasilkan dari rapat tersebut.
Nah, itu dia beberapa tips penting yang bisa Anda coba aplikasikan saat ditunjuk untuk menjadi notulen rapat. Selamat bertugas!
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
All images: pexels.com