Bagi dunia kerja, meeting merupakan sebuah kegiatan yang dinilai “produktif” dan juga “penting”. Padahal, jika ditela’ah lebih lanjut, waktu yang digunakan dalam meeting atau rapat adalah waktu yang terbuang sia-sia karena sebenarnya sebagian besar rapat yang dilakukan kebanyakan orang tidaklah efektif dan hanya memenuhi “parking lot“. Alias, yang seharusnya saat rapat membahas sebuah permasalahan, justru di akhir rapat malah mendatangkan permasalahan baru, padahal masalah utamanya pun belum mendapatkan jawaban.
Nah, untuk Anda sebagai pemimpin atau tim lead, berikut ini ada beberapa rahasia untuk mendapatkan rapat yang produktif dan efektif.
Laksanakan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya
Sebuah meeting kecil biasanya dilakukan untuk membahas hal-hal yang penting dan tertentu saja. Jika Anda berniat untuk mengadakan meeting, pastikan Anda sudah mengatur waktu yang sesingkat-singkatnya, karena pada dasarnya, rapat yang dilakukan dalam waktu yang terlalu lama akan sangat membuang waktu, terutama jika tidak semua orang di dalam rapat tersebut mengemukakan pendapat, alias hanya menjadi pendengar.
Jadi, untuk sebuah permasalahan, usahakan untuk membahasnya tidak lebih dari 30 menit, tergantung dari topik rapat tersebut. Saat sudah mendapatkan perkiraan waktu, usahakan untuk menggunakannya semaksimal mungkin. Cobalah berasumsi bahwa setiap anggota rapat Anda adalah orang sibuk. Jadi, maksimalkan waktu tersebut.
Stick to one problem
Terkadang, ada pemimpin rapat yang kurang tegas dan kurang bisa berpacu pada satu tujuan rapat. Untuk membangun sebuah rapat yang efektif dan produktif, Anda harus bisa tegas untuk hanya membicarakan satu pokok permasalahan. Jika ada masalah baru datang, catatlah masalah tersebut dan diskusikan di lain waktu jika dibutuhkan. Jika tidak, leave it there.
Hanya undang orang tertentu
Sayangnya, sebagian besar peserta rapat hanya menjadi pendengar saja dan tidak mengemukakan pendapat. Saat Anda mengundang rapat, pastikan Anda hanya mengundang pihak-pihak penting yang memang harus berkontribusi atau terlibat dalam sebuah pengambilan keputusan agar Anda bisa menjalankan rapat yang efektif dan tidak mengganggu waktu tim yang lain yang bisa dilakukan untuk melanjutkan pekerjaannya. Sisanya, jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui hasil rapat, kirimkanlah e-mail yang berupa hasil pembahasan dalam rapat tersebut.
Pertanyakan lagi, apakah benar-benar butuh tatap muka?
Terakhir, sebelum benar-benar mengirim undangan rapat, coba pertanyakan kembali pada diri Anda, apakah benar-benar butuh bertemu tatap muka? Tidakkah bisa Anda membahasnya lewat video call dengan rekan kerja atau bahkan dengan sebuah pembahasan di media lain yang tidak membutuhkan waktu duduk bertatap muka bersama? Bisakah diobrolkan secara kasual saat jam makan siang atau hanya mendatangi meja satu atau dua rekan kerja Anda? Jika jawabannya YA, maka tundalah rapat tersebut.
Nah, itu dia beberapa tips yang bisa Anda coba aplikasikan di kantor sebagai leader dalam tim. Semoga berhasil dan bisa menjalain rapat yang efektif!
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
Images: pexel.com