Sebagian besar orang bukanlah bagian dari pecinta rapat, apalagi rapat yang dadakan, bukan? Selain karena masih ada deadline yang ada di depan mata, terkadang, rencana makan siang bersama dengan teman kantor juga menjadi berantakan karena mendadak mendapatkan panggilan rapat.
Kenyataannya, setiap orang pasti pernah dan akan mengalami panggilan rapat mendadak. Mungkin, tidak hanya panggilan saja, namun juga permintaan untuk menyiapkan rapat mendadak. Jangan khawatir, berikut ini XWORK akan membantu Anda menyiapkan rapat mendadak dengan tetap semaksimal mungkin.
Pastikan semua peserta mendapatkan undangan
Rapat mendadak bisa datang di waktu yang tidak diinginkan, bisa jadi saat hampir jam pulang kantor, atau saat jam makan siang. Karena merupakan tanggung jawab Anda untuk mengatur dan menyiapkan rapat dadakan tersebut, Anda juga harus memastikan bahwa semua peserta mendapatkan undangan dan siap hadir dalam rapat dadakan ini. Selain mengirimkan pesan ke grup WhatsApp atau Slack atau rapat kasual, akan lebih baik jika Anda mengundang atau mengirimkan pesan pribadi kepada para peserta satu per satu untuk memastikan mereka mendapatkan undangan tersebut.
Recall materi lama
Jika topik yang akan dibahas dalam rapat ini merupakan topik lama, Anda bisa membuka kembali materi lama yang sudah pernah digunakan untuk rapat. Selain materi, mungkin Anda bisa menggunakan format atau timeline dan guideline tentang apa-apa saja yang harus dibahas dalam rapat tersebut.
Booking ruang meeting
Jika kantor Anda sudah difasilitas dengan ruang rapat, rasanya akan sangat mudah untuk mencari tempat rapat, namun tetap saja, Anda juga harus mengkomunikasikan kepada tim lain yang berniat untuk menggunakan ruangan tersebut. Biasanya, Anda harus melaporkan atau booking untuk menggunakan ruang rapat tersebut agar tidak bentrok dengan yang lainnya.
Sebagai alternatif lain, jika tidak mendapatkan ruang meeting yang tersedia di kantor, Anda bisa menyewa ruang meeting dengan mudah dan praktis melalui XWORK. XWORK sudah bekerja sama dengan ratusan ruang meeting di Jakarta dan beragam kota besar lainnya di Indonesia. Carilah ruang rapat yang berlokasi dekat dengan ruang kantor Anda untuk memudahkan mobilitas.
Siapkan topik secara tertulis
Tak perlu menyiapkan berbagai hal secara formal melalui power point, saat rapat mendadak, yang terpenting adalah menyiapkan materi rapat atau topik secara tertulis agar Anda dapat membawa dan mengarahkan rapat tersebut sesuai dengan jadwal dan rencana.
Nah, itu dia 4 cara yang bisa Anda gunakan cara menyiapkan rapat mendadak. Semoga berhasil!
Untuk mencari ruang meeting, ruang kantor ataupun coworking space, silakan kunjungi website XWORK atau langsung menghubungi XWORK melalui email di cs@xwork.co atau melalui telp di +62-81288869664 atau 021-53666860 agar mendapatkan harga spesial dari kami! Ingin tau promo lain mengenai meeting room dan ruang kantor yang bagus di seluruh Indonesia? Lihat saja di website XWORK.
All images: pexels.com