Ruang meeting adalah ruangan publik yang dimiliki dan bisa digunakan oleh setiap orang, baik karyawan di sebuah kantor, atau bahkan untuk umum jika disewakan. Karena ruangan meeting merupakan ruangan publik, oleh karena itu ada beberapa etika tidak tertulis yang sebaiknya dilakukan saat menggunakan ruang meeting, baik Anda menyewa ruang meeting di tempat umum, atau menggunakan ruang meeting di kantor Anda.
Selalu booking ruang meeting sebelum menggunakannnya
Untuk yang satu ini, relevan rasanya untuk ruang meeting di kantor. Pada dasarnya, bukan hanya Anda yang berkepentingan untuk menggunakan ruang meeting tersebut karena karyawan lain juga pasti ada yang membutuhkan ruangan tersebut di waktu yang sama. Untuk menghindari kesalahpahaman, pastikan Anda selalu mem-booking ruang meeting sebelum menggunakannya. Pasti rasanya tidak nyaman saat menggunakan ruang meeting kosong tanpa booking dan beberapa menit kemudian harus keluar dari ruangan tersebut karena sudah ada yang mem-booking-nya di jam tersebut.
Jangan lupa cancel
Seperti halnya meeting mendadak, batal meeting mendadak pun juga ada. Jadi, saat Anda sudah mem-booking sebuah ruangan dan tiba-tiba harus membatalkannya secara mendadak, jangan lupakan status booking Anda begitu saja. Jika Anda batal menggunakan ruangan tersebut, biarkan oleh lain mengetahui bahwa ruangan tersebut kosong dan bisa digunakan oleh orang lain.
Tinggalkan ruang meeting sebersih mungkin
Seperti halnya Anda ingin menggunakan ruang untuk meeting sebersh mungkin, begitu juga orang lain. Meskipun ada staf yang bertugas membersihkan ruang meeting tersebut, namun akan lebih baik jika Anda meninggalkan ruangan sebersih dan serapih mungkin untuk menunjukan tanggung jawab Anda terhadap ruangan yang Anda gunakan. Anda bisa menghimbau seluruh anggota rapat untuk mengumpulkan sampahnya, atau untuk merapikan kembali meja dan kursi yang mereka gunakan.
Menjaga ketenangan semaksimal mungkin
Jika ruang meeting Anda berada di tengah-tengah ruang kantor, atau berada berdekatan dengan ruang meeting lain, cobalah untuk selalu menjaga ketertiban dan ketenangan ruangan semaksimal mungkin. Diskusi dan perdebatan sangat lumrah terjadi, namun usahakan untuk menjaga volume suara dan menghargai orang lain yang berkepentingan di sekeliling Anda, beda ceritanya jika ruangan tersebut memang dalam kondisi kosong dan sepi dan tidak ada orang di sekitar.
Meninggalkan ruangan sesuai jam booking
Jika Anda mem-booking sebuah ruangan, usahakan untuk benar-benar keluar dari ruangan tersebut tepat waktu. Misalnya, jika Anda menyewa ruangan hingga pukul 4 sore, pastikan di tepat pukul 4 sore tersebut, Anda dan seluruh anggota rapat sudah meninggalkan ruangan tersebut dengan rapih dan bersih. Jika penggunaan ruangan Anda seharusnya berakhir di pukul 4, berarti 10 menit sebelumnya, kegiatan Anda sudah seharusnya berakhir untuk memberikan waktu kepada para anggota meeting Anda untuk merapikan barang-barang dan merapikan ruangannya.
Di sisi lain, pertimbangkanlah juga orang lain yang akan menggunakan ruangan tersebut setelah Anda, karena mereka juga memiliki kebutuhan untuk menggunakan ruangan tersebut.
Hindari mengonsumsi makanan berbau menyengat
Beberapa ruang meeting memang memperbolehkan penggunanya untuk menyantap konsusmi di ruangan tersebut, namun bukan berarti Anda bebas menyantap berbagai hidangan. Pastikan Anda tidak mengonsumsi makanan yang mengakibatkan seisi ruangan beraroma makanan tersebut yang bisa membuat pengguna selanjutnya kurang nyaman.
Buang sisa makanan Anda
Setelah Anda menyantap apapun di ruangan tersebut, pastikan Anda membawa juga sampah makanan tersebut dan membuangnya ke luar ruangan. Membuang sampah bekas makanan ke tempat sampah di dalam ruangan akan mengakibatkan ruangan tersebut berbau kurang sedap, terutama untuk beberapa jenis makanan.
Kembalikan gelas atau piring kotor
Biasanya, kopi, teh serta camilan dari pantry menjadi salah satu konsumsi yang sering ditemukan kala meeting. Namun, jangan lupa untuk mengembalikan gelas atau piring kotor yang Anda gunakan ke pantry, jangan meninggalkannya begitu saja di ruang meeting untuk menghargai pengguna ruang meeting selanjutnya.
Hapus tulisan atau corean di papan tulis
Biasanya, Anda membutuhkan atau menggunakan papan tulis saat meeting atau brainstorming. Entah untuk coretan kecil sederhana, atau bahkan menggunakan seisi papan tulis untuk sebuah konsep atau ide. Coretan apapun yang Anda berikan di papan tulis tersebut, pastikan untuk menghapusnya bersih kembali setelah selesai menggunakannya untuk menghargai pengguna selanjutnya. Coretan kecil di papan tulis memang bukan masalah besar, namun ada baiknya untuk memastikan bahwa fasilitas umum yang ada tersebut bisa langsung digunakan oleh pengguna selanjutnya.
Tutup pintu ruangan Anda
Terutama jika Anda menyewa ruangan di tempat umum, pastikan Anda selalu menutup pintu ruangan tersebut meskipun Anda tidak sedang membicarakan hal yang penting sekalipun. Namun, pertimbangkanlah orang lain yang ada di sekeliling Anda, tidak semua orang ingin mendengar obrolan dan diskusi Anda.
Nah, itu dia beberapa tips etika menggunakan ruang meeting di kantor, hotel, atau bahkan di coworking space. Yuk jadi pengguna ruang meeting yang beretika!
Untuk Anda yang masih kesulitan menemukan ruang kantor atau ruang meeting yang sesuai dengan kebutuhan, sekarang sudah ada XWORK yang bisa menemukannya untuk Anda. Hanya perlu akses XWORK melalui website XWORK atau langsung dapatkan aplikasinya di Android. Selain itu, ada juga review ruang meeting dan ruang kantor yang paling direkomendasikan di blog XWORK!”
All images: pexels.com